Kartoitus

Kehitystarpeiden määrittely liiketoiminnan ja tietojärjestelmien kannalta. Kehitysmahdollisuuksien ja niihin liittyvien hyötyjen arviointi.

Sisältö: Konsultti laatii asiakkaan avainhenkilöiden haastattelujen ja asiakkaan toimittaman aineiston perusteella raportin, joka myös esitellään asiakkaalle erillisessä tapaamisessa. Raportti sisältää liiketoimintatavoitteiden ja mittareiden (KPI) määrittelyn, nyky- ja tavoitetilan kuvauksen sekä alustavan kehityssuunnitelman, business casen ja riskikartoituksen. Palvelun tarkka sisältö sovitaan aina asiakkaan tarpeiden mukaisesti.
Esimerkki:Kuluttajatuotteita valmistavan yrityksen toiminnanohjauksen tietojärjestelmäkokonaisuus koostui useamman vuosikymmenen aikana kehitetyistä erillisistä tietojärjestelmistä. Yrityksen johto havaitsi tietojärjestelmissä olevan tiedon hankalaksi löytää, vajavaiseksi ja epäluotettavaksi, mikä aiheutti ongelmia sekä operatiivisessa että strategisessa toiminnassa.

Tilanteen ja kehitysmahdollisuuksien kartoittamiseksi yritys pyysi Cheetah Consultingin määrittelemään ja analysoimaan uudella keskitetyllä ERP-järjestelmällä saavutettavissa olevia hyötyjä ja uuteen järjestelmään liittyviä riskejä. Toimeksiannon aikana konsultti haastatteli asiakkaan avainhenkilöitä myynnistä, tuotannosta ja liiketoimintajohdosta sekä talous-, henkilöstö- ja tietohallinnosta. Lisäksi konsultti analysoi asiakkaan olemassa olevan prosessi- ja järjestelmädokumentaation.

Konsultti vahvisti ja perusteli oletuksen, että keskitettyyn ERP-järjestelmään siirtyminen toisi merkittäviä hyötyjä tiedon saatavuuden, harmonisoinnin ja laadun kannalta. Lisäksi havaittiin, että uusi ERP-järjestelmä toisi hyötyjä erityisesti johdon raportointiin, myynnin ohjaukseen ja henkilöstöhallintoon. Analyysin perusteella riskeiksi tunnistettiin esim. a) nykyisten järjestelmien sisältämä liiketoimintalogiikka, jota ei voida siirtää kaupalliseen pakettiohjelmistoon pohjautuvaan ERP-järjestelmään, b) keskitetyllä ERP-järjestelmällä saavutettavien hyötyjen riippuvuus tiedon laadun parantamisesta, c) nykyisen tietohallinto-organisaation riittämättömät resurssit ja vanhentuneet toimintamallit uuden ERP-järjestelmän ylläpitämiseksi ja tukemiseksi.

Johtopäätöksenä konsultti suositteli, että yritys ei lähtisi vielä määrittelemään ja hankkimaan keskitettyä ERP-järjestelmää. Konsultti ehdotti, että projekti aloitettaisiin noin kolmen vuoden kuluttua, kun tietohallinto-organisaation henkilöstössä alkaa sukupolvenvaihdos. Uusi järjestelmä vaatii tietohallinnolta uutta osaamista ja toimintatapaa. Konsultti suositteli, että yritys kuitenkin käynnistää keskitetyn ERP-järjestelmän valmisteluhankkeen, jossa i) dokumentoidaan raportissa tunnistettu nykyisten järjestelmien ERP:n ulkopuolinen liiketoimintalogiikka, ii) parannetaan raportissa puutteellisimmaksi luokitellun tiedon laatua ja tiedon hallinnan prosesseja nykyisissä järjestelmissä, iii) toteutetaan raportissa ehdotettuja tarkasti kohdennettuja (kustannuksiltaan pieniä ja liiketoimintahyödyiltään suuria) parannuksia nykyisiin järjestelmiin.

Cheetah Consultingilta tilattu kehitystarpeiden kartoitustyö on riippumaton toimittajaympäristöstä. Tyypillisesti työ on kestoltaan huomattavasti lyhempi ja kustannuksiltaan edullisempi verrattuna suureen palvelutoimittajaan. Lisäksi selvityksen sisältö on laaja-alaisempi ottaen huomioon laajemmin liiketoimintaan, organisaatioon ja prosesseihin liittyviä tekijöitä.