Näkemys

Tietojärjestelmäratkaisun toiminnallinen ja tekninen määrittely sekä toteutuksen alustava projektisuunnittelu tunnistettuun kehitystarpeeseen.

Sisältö: Konsultti laatii tai katselmoi asiakkaan avainhenkilöiden haastattelujen ja/tai asiakkaan toimittaman aineiston perusteella seuraavat ratkaisun määrittelydokumentit: a) toiminnalliset vaatimukset, b) ei-toiminnalliset vaatimukset, c) alustava arkkitehtuurisuunnitelma, d) alustava projektisuunnitelma. Palvelun tarkka sisältö sovitaan aina asiakkaan tarpeiden mukaisesti.
Esimerkki:Vakuutusyhtiö aloitti sisäisesti tehdyn tarvekartoituksen perusteella projektin, jonka tavoitteena oli automatisoida ja osin ulkoistaa korvaushakemusten vastaanottaminen. Tätä varten oli tarve määritellä tietotekninen ratkaisu, joka mahdollistaa hakemusten automatisoidun vastaanottamisen yrityksen sähköiseen hakemusten käsittelyjärjestelmään sekä yhteistyön ulkoistuskumppanin kanssa. Projektin keskeisin liiketoimintatavoite oli vähentää hakemusten käsittelijöiden hukka-aikaa, joka kuluu hakemusten skannaamiseen, tiedon syöttöön ja tiedon korjaamiseen.

Tarvittavan tietoteknisen ratkaisun määrittelemiseksi yritys pyysi Cheetah Consultingin laatimaan määrittelydokumentaation, jota voitaisiin myöhemmin käyttää järjestelmätoimittajille lähetettävän tarjouspyynnön pohjana. Konsultit tunnistivat viisi erillistä korvaushakemusten vastaanottoprosessin osaa: i) hakemuspapereiden digitalisointi ja hakemusten tiedon erottelu ulkoistuskumppanin toimesta, ii) digitaalisen hakemusaineiston ja niiden sisältämän tiedon siirto toimittajalta yrityksen tietoverkkoon, iii) hakemusten tietojen tarkastaminen, vahvistaminen ja täydentäminen pääkonejärjestelmästä, iv) tarkastuksessa hylättyjen hakemusten täydentäminen, v) tarkastuksessa hyväksyttyjen hakemusten vieminen käsittelyjärjestelmään.

Konsultin laatima toiminnallinen määrittely sisälsi mm. kolmen keskeisen integraatiorajapinnoissa liikkuvan tiedon (ulkoistuskumppani-ratkaisu, ratkaisu-pääkone, ratkaisu-käsittelyjärjestelmä) ja sen formaatin määrittelyyn sekä tiedoiltaan puutteellisten hakemusten hyväksymis/täydentämis/hylkäämissäännöt sekä manuaalikäsittelytoiminnallisuuden kuvauksen. Ei-toiminnallinen määrittely keskittyi mm. ulkoistuskumppanin ja yrityksen välisen tiedonsiirron tietoturvaan, järjestelmän saatavuus- ja suorituskykyvaatimuksiin. Alustavaan arkkitehtuurisuunnitelmaan määriteltiin mm. yrityksen linjauksen mukaisesti, että ratkaisu tulee toteuttaa IBM WebSphere-sovelluspalvelinympäristössä ja tietointegraatiot yrityksen sisäisiin järjestelmiin tulee toteuttaa SOAP/HTTP-webservicena käyttäen hyväksi olemassaolevaa ESB-ratkaisua. Alustavassa projektisuunnitelmassa arvioitiin hankintaprosessin kestoksi noin 2-3 kuukautta ja projektin kestoksi noin 6-8 kuukautta.

Cheetah Consultingilta tilattu määrittely- ja suunnittelutyö on riippumaton toimittajaympäristöstä. Tyypillisesti työ on kestoltaan huomattavasti lyhempi ja kustannuksiltaan edullisempi verrattuna suureen palvelutoimittajaan. Lisäksi määrittelyn sisältö on laadukkaampi ja asiantuntevampi ottaen huomioon kattavasti liiketoiminnan tarpeet, prosessikehitysnäkökulmat, ei-toiminnalliset vaatimukset ja yrityksen IT-linjaukset.