Päätös

Toimittajien kilpailutuksen ja hankintaprosessin tuki sekä toimittajavalinnan neuvonanto liittyen ennen hankintaa määriteltyyn tietojärjestelmäratkaisuun.

Sisältö: Konsultti laatii tai katselmoi määrittelydokumenttien perusteella tarjouspyynnön. Konsultti osallistuu tarjousprosessin ohjaamiseen ja/tai toimittajien tarjousten sisällölliseen arviointiin (tekninen ratkaisu ja projektisuunnitelma). Lisäksi konsultti voi tehdä toimittajien yleisarvioinnin ja siihen perustuvan suosituksen sekä osallistua sopimusneuvotteluihin. Palvelun tarkka sisältö sovitaan aina asiakkaan tarpeiden mukaisesti.
Esimerkki:Metsäteollisuuden yritys oli hankkimassa uutta Business Intelligence-ratkaisua erityisesti taloushallinnon ja operatiivisen johdon tarpeisiin. Hyötyjen saamiselle BI-ratkaisusta oli keskeistä integroituminen yrityksen useisiin tietomalleiltaan monimutkaisiin järjestelmiin, joten eräs yrityksen palvelutoimittajista oli tehnyt ratkaisun määrittelyn. Yritys ei halunnut kuitenkaan edetä tämän toimittajan kanssa toteutusvaiheeseen, vaan lähestyä vaatimuksia tyhjältä pöydältä viemällä läpi kahden kierroksen tarjous- ja hankintaprosessin.

Sopivimman toimittajan löytämiseksi yritys pyysi Cheetah Consultingia hankintaprosessiin tueksi ja ulkopuoliseksi neuvonantajaksi. Hankintaprosessin vetovastuu oli yrityksellä sisäisesti, mutta konsultti katselmoi tarjouspyynnön ja ehdotti siihen muutoksia. Tarjouspyynnön ensimmäisellä kierroksella konsultti arvioi tarjousten sisällön ja teki suosituksia toimittajakandidaattien shortlistaukseen. Toisella kierroksella konsultti ehdotti hankintaprosessin muuttamista siten, että kaksi jäljellä olevaa toimittajakandidaattia toteuttaa prototyypin tai proof-of-conceptin ratkaisusta. Tavoitteena oli selkeyttää päätöksenteon perusteita, koska toimittajien tarjoamiin ratkaisuihin liittyviksi keskeisiksi riskeiksi oli tunnistettu käytettävyys ja integroitavuus.

Lopullinen toimittajan valitseminen oli proof-of-conceptiin perustuen suoraviivainen, koska toinen ratkaisuista oli käyttäjien palautteen perusteella joustamattomampi, kun sen käyttöä pääsi kokeilemaan. Lisäksi kyseinen ratkaisu ei sisältänytkään valmista integraatiorajapintaa SAP ERP-järjestelmään (toimittajan esittämän markkinointimateriaalin vastaisesti). Toimittajavalinnan jälkeen konsultti kommentoi toimittajan ehdottamaa sopimusrakennetta ja yleisiä ehtoja, mutta ei osallistunut sopimusneuvotteluihin.

Cheetah Consultingilta tilatun hankintaan liittyvän neuvonannon kustannukset ovat tyypillisesti vain muutamia prosentteja kyseisen hankinnan kokonaiskustannuksesta.