Äläkä saata meitä IT-ekosysteemiin

Helsingin kaupungin laskutuksessa on ollut haasteita sen jälkeen, kun kaupungin taloushallinto siirtyi viime vuodenvaihteessa käyttämään uutta tietojärjestelmää. Julkisuuteen tihkuneiden tietojen mukaan tällä hetkellä noin 250.000 laskua on lähettämättä kaupunkilaisille. Tuon perusteella voi arvioida, että saatavien arvo on yhteensä muutamia kymmeniä miljoonia euroja, mikä ei aiheuta korkokuluja kuin parikymmentätuhatta euroa viikossa. Sehän ei ole Helsingin kokoiselle kaupungille paljon mitään!

IT-toimittajat levittelevät näyttävästi käsiään – ainakin silloin, kun eivät ole niitä pesemässä. Ohjelmistotoimittajan edustaja on selvittänyt tilannetta medialle: ”Me olemme myyneet järjestelmän. Ekosysteemi on sen toimittanut.” Asiakkaan kuullen, kun ei voi toimittaja sanoa, että asiakas ei vain osaa.

Projektitoimittajan edustajan lausunnot kuulostavat yhteistyöhaluisemmilta: ”Helsingin kaupunki on meille tärkeä asiakas. Laitamme asiat kuntoon.” Mutta mikä on uskottavuus, kun sama toimittaja on yrittänyt laittaa asioita kuntoon jo puoli vuotta. Ja sitä ennen toimittaja on tehnyt yli vuoden kestoisen toteutusprojektin, jossa piti tehdä asiat kerralla kuntoon. Asiakkaan kuullen, kun ei voi toimittaja sanoa, että emme vain osaa.

Mutta mitä Helsingin kaupunki olisi voinut tehdä toisin? Ottamatta kantaa ohjelmistovalintaan, lopputuloksen perusteella vaikuttaa, että A) projektitarjous on ollut epärealistinen (kattavuus, aikataulu, budjetti tai resursointi), tai B) projektin toteutuksen aikana ei ole tehty kokonaisvaltaista laadunvarmistusta ja riskienhallintaa. Hankkimalla ulkopuolista riippumatonta neuvonantoa riskien- ja laadun hallitsemiseksi ongelmilta olisi vältytty, tai vähintään ne olisi huomattu ja hoidettu aiemmin.

Joskus projektin ohjausryhmä päättää laskelmoidusta liiketoiminnallisesta riskistä ottamalla tietojärjestelmän käyttöön ilman täyttä varmuutta sen toimivuudesta. Näin toimimalla yleensä priorisoidaan kustannukset, aikataulu tai hallitaan organisatorisia riippuvuuksia. Useimmiten tällainen päätös kuitenkin tehdään kovassa paineessa tiedostamatta päätökseen liittyviä riskejä. Niinpä säästöstä, joka saavutetaan ottamalla keskeneräinen järjestelmä käyttöön, tulisi vähentää odotettavissa olevan hätätyön sekä muut kustannukset – Helsingin kaupungin tapauksessa pääoman korkokustannukset. Mainehaittaa ei varmaan ainakaan julkisella sektorilla laskelmissa huomioida.

Entä mitä Helsingin kaupungin pitäisi tehdä nykyisessä tilanteessa? Tietojärjestelmien tuotanto-ongelmien selvittäminen on hyvin harvoin syvällistä teknistä työtä – toiminnan johtamiseen tekninen yleissivistys riittää. Ongelmaselvityksessä onnistuu, kun huolehditaan kokonaisuuden ymmärtämisestä, kommunikoinnin avoimuudesta ja selkeydestä, yli organisaatiorajojen toimimisesta ja erilaisten ristiriitojen sovittelemisesta. Ulkopuolinen riippumaton neuvonantaja voi auttaa asiakasta edellä mainituissa tehtävissä sekä tuoda ongelmanselvitykseen läpinäkyvyyttä, tavoitteellisuutta ja tehokkuutta.

No, töitä tehrähän ja veroja maksetaha… Päästä meidät IT-ekosysteemistä. Aamen.

Lisätietoja:
HS, IT-viikko

300 miljoonan euron sairasta IT-leikkiä terveydellä

Eduskunnan tarkastusvaliokunta on uudessa selvityksessään iskenyt kyntensä julkisen terveydenhuollon tietojärjestelmiin. Esimerkiksi vuonna 2010 näiden kehittämiseen käytettiin veronmaksajien rahoja noin 300 miljoonaa euroa. Mitä sillä saatiin? Huonosti yhteensopivia ja käytettävyydeltään monimutkaisia järjestelmiä, jotka tuhlaavat hoitohenkilökunnan aikaa ja pahimmillaan vaarantavat potilasturvallisuuden.

Hovitoimittajat ovat varmasti tilanteesta kiitollisia: ensin TEKES tukee heidän ”tuotekehitystään”, sitten näitä ”tuotteita” otetaan käyttöön massiivissa konsultointiprojekteissa veronmaksajien rahoilla ilman kunnon kilpailutusta ja lopulta, kun ”tuotteet” osoittautuvat kelvottomiksi, niin toimittajat pääsevät kuin koira veräjästä veronmaksajien kuittatessa laskun. Asian saaman julkisuuden takia saattaa näiden vastuuttomien toimittajien perävalotakuu-taktiikka kuitenkin lopulta epäonnistua.

Aiemmin myös Valtiontalouden tarkastusvirasto on kunnostautunut terveydenhuollon tietojärjestelmähankkeiden moittimisessa: tietojärjestelmät eivät ole käyttäjäystävällisiä, ja sama tieto pitää kirjata useaan järjestelmään, koska tiedot eivät siirry virheettömästi järjestelmien välillä. On arvioitu, että vuodessa menee tietojärjestelmien takia hukkaan noin 600 lääkärityövuotta. Tämäkin arvio saattaa olla alakanttiin!

Mistä ongelmat sitten johtuvat ja mitä asialle pitäisi tehdä? Täysin ulkopuolisen näkemykseni mukaan ongelmat ovat erityisesti hankkeiden valmistelussa. Hankkeita ei valmistella tarpeeksi liiketoiminta- ja käyttäjälähtöisesti ratkaisujen konseptoinnin ja kokonaisarkkitehtuurisuunnittelun kautta, vaan hankkeet toteutetaan teknisistä lähtökohdista ja vailla kokonaisymmärrystä todellisista liiketoiminnan tavoitteista ja tarpeista. Koska toimittajat valitaan pienestä sisäpiiristä ilman todellista kilpailua, toimittajien intressi on pönkittää omaa asemaansa paisuttamalla projekteja ja tekemällä järjestelmistä entistä yhtyeensopimattomampia ja suljetumpia, jotta toimittajista tulee korvaamattomia.

Ehdotukseni kolmeksi keskeisimmäksi painopisteeksi julkisen terveydenhuollon tietojärjestelmien kehitykseen tulevaisuudessa on: 1) vahvan liiketoiminta-, prosessi-, arkkitehtuuri- ja konseptointiosaamisen ottaminen mukaan järjestelmien määrittelyyn, 2) toimittajien aito kilpailuttaminen ja arviointi kompetenssin perusteella toteuttamaan määrittelyjen mukainen tietojärjestelmä, 3) toimittajien teknisen työn ja projektinhallinnan ohjaus ja valvonta toteutusvaiheessa, jotta hankkeen etenemisestä on selkeä käsitys, toimittajalukot (vendor lock) voidaan välttää ja ongelmatilanteessa vaihtaa toimittajaa ajoissa.

Näissä kolmessa menestystekijässä on kyse toimintatapojen muuttamisesta, tuottavuudesta ja tehokkuudesta enemmän kuin merkittävistä taloudellisista lisäinvestoinneista. Ulkopuolisen riippumattoman neuvonannon kustannus on tyypillisesti vain muutamia prosentteja investointien kokonaisuudesta. Se ei ole suuri kustannus, kun tuloksena on käyttäjäystävällinen, työskentelyä tehostava ja luotettava tietojärjestelmäkokonaisuus.

Lisätietoa: Yle

THL:n pääjohtaja: ”Joku ohjelmoija on mokannut…”

Viime viikkoina Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) pääjohtaja Pekka Puska on joutunut valittelemaan ja selittelemään tapahtumasarjaa, jossa lääkeyhtiö GlaxoSmithKlinen (GSK) pneumokokki-rokotetutkimuksessa noin 200 lasta on saanut tutkimuksen aikana liikaa rokotetta ohjelmistovirheen takia. Ylen mukaan Puska kommentoi: ”On käsittämätöntä, että isossa lääkefirmassa voi tapahtua tällainen virhe. Tällaiset asiat pitäisi tarkistaa moneen kertaan.”

Puskan kommentti on hyvä esimerkki siitä, kuinka tietojärjestelmien ongelmat tuntuvat monesti liiketoiminnan edustajille ja päättäjille käsittämättömiltä. Kuitenkin on tärkeää myös kysyä, mitkä ovat THL:n ja GSK:n tietojärjestelmien laadunvarmistukseen ja riskien hallintaan tekemät panostukset? Millä ennakoivilla toimenpiteillä ja tietojärjestelmien hallintointimalleilla nämä tapahtumat ylipäätään yritettiin estää?

Harmillisen usein oletuksena tuntuu olevan, että mitään erillisiä toimenpiteitä tietojärjestelmien laadun varmistamiseksi tai riskien hallitsemiseksi ei tarvita, vaan kaiken pitäisi sujua kuin elokuvissa ilman sen kummempia panostuksia – ikään kuin sattumalta. Tämä on vaarallinen harhakäsitys.

Tietojärjestelmistä voidaan saada laadukkaita ja luotettavia. Tämä vaatii kokonaisvaltaisen asiantuntemuksen ja riippumattoman laatu- ja riskinäkökulman tuomista mukaan tietojärjestelmiin liittyvään työskentelyyn. Näin saadaan selkeyttä monimutkaisuuteen, saadan ymmärrystä riskeistä ja voidaan suunnata resurssit oikein riskien hallisemiseksi.

Laatua ja riskittömyyttä ei voi saavuttaa ilman panostuksia ja sen arvoa voi olla haastava mitata. Joka tapauksessa panostukset ennakoitavuuteen, laatuun, hallittuihin riskeihin kannatavat, sillä kukaan vastuullinen johtaja ei halua tilanteeseen, jossa joutuu toteamaan ”joku ohjelmoija on mokannut”.

Toki tässäkin oli onni onnettomuudessa, että rokotesekoilun seuraukset jäivät vähäisiksi. Potilastietojärjestelmät, joihin upotetaan jo julkista rahaa satoja miljoonia vuodessa uhkaavat vielä vakavammin ja vielä useamman terveyttä. Potilastietojärjestelmistä kirjoitan näkemykseni joku toinen kerta.

Lisätietoa: Yle

Tervetuloa Cheetah-blogiin!

Tervetuloa! Tämä blogi käsittelee tietojärjestelmien ihmeellistä maailmaa. Useimmiten tuon blogeissa tekniseen, projektinjohtamiseen ja liiketoiminnalliseen kokemukseeni perustuvan näkökulman johonkin tapahtumaan, josta olen lukenut tai teemaan, johon olen tutustunut.

Blogin kirjoittajalla Teemu Leppäsellä on vahva kokemus vaativista liiketoiminnan tietojärjestelmistä ja kymmenistä suurille organisaatioille toteutetuista IT-projekteista. Koulutukseltaan Teemu on tekniikan tohtori (TKK). Teemun perustama Cheetah Consulting Oy on erikoistunut liiketoiminnan tietojärjestelmiin liittyvään neuvonantoon ja IT-toimittajayhteistyön kehittämiseen. Yritys tarjoaa kokonaisvaltaista, toimittajista riippumatonta palvelua pohjautuen kattavaan teknologia-, projekti- ja liiketoimintaosaamiseen.