Suuri, suurempi, IT-projekti…

Projekti on olemassaoloajaltaan ja resursseiltaan rajattu tilapäinen organisaatio, joka tuottaa määritetyt tuotokset. Juuri ajan ja resurssien rajallisuuden takia yksi projektinhallinnan tärkeimmistä osa-alueista on projektin laajuuden hallinta (scope management). Se tarkoittaa projektin tuotosten (deliverables) riittävän tarkkaa määrittelyä (projektin alussa) ja rajaamista (projektin aikana).

Panostus projektin laajuuden hallintaan on kriittistä projektin onnistumiselle, koska projektin laajuuteen sisältyvien tuotosten lukumäärän lisääminen tai monimutkaistaminen kasvattaa projektin laajuutta. Projektin laajuuden kasvattamisella on lähes poikkeuksetta vaikutusta projektin budjettiin ja aikatauluun. On yhtä tärkeää (tai jopa tärkeämpää) määritellä, mitä projektin laajuuteen ei sisälly kuin mitä siihen sisältyy. Yhden projektin laajuuteen sisältymättömät tuotokset voivat sisältyä toisen projektin laajuuteen.

IT-projektin tuotos on usein käyttöönotettu tietojärjestelmä. IT-projektin laajuuden voi määritellä esimerkiksi sen mukaan, mitä ominaisuuksia tietojärjestelmä tarjoaa käyttäjälle tai mitä tehtäviä (työtä) projektiin kuuluu. Esimerkiksi CRM-järjestelmän toteuttavan projektin laajuuteen voi sisältyä asiakkaiden yhteystietojen hallinta (=ominaisuus) ja asiakas master datan laadun parantaminen (=tehtävä), kun taas CRM:n integraatio ERP:hen (=ominaisuus) ja järjestelmän suorituskykytestaus (=tehtävä) voivat olla projektin laajuuden ulkopuolella.

Juuri IT-projektien riittävän tarkan määrittelyn haastavuuden takia ennen projektin aloittamista IT-projekteissa on usein kova paine projektin laajuuden kasvamiselle projektin aikana. IT-projektin laajuutta määriteltäessä on hyödyllistä tarkastella sitä kolmesta näkökulmasta:

  • liiketoiminnallinen laajuus (business scope)
  • prosessilaajuus (process scope)
  • tekninen laajuus (technical scope)

IT-projektin liiketoiminnallinen laajuus kuvaa projektin tuotoksia liiketoiminnan tavoitteiden ja tarpeiden kannalta. Esimerkki projektin liiketoiminnallisesta laajuuden määrittelystä voisi olla asiakastilausten syöttäminen asiakaskäynnin yhteydessä.

IT-projektin prosessilaajuus kuvaa projektin tuotoksia toiminnallisuuksien ja vaatimusten kannalta. Esimerkki projektin prosessilaajuuden määrittelystä voisi olla asiakkaan pyytämien tuotteiden varastosaldojen tarkastaminen ERP-järjestelmästä.

IT-projektin tekninen laajuus kuvaa projektin tuotoksia IT-arkkitehtuurin, toimintojen ja konfiguraatioiden kannalta. Esimerkkejä projektin teknisen laajuuden määrittelystä voisivat olla sovelluksen käytettävyys Android-älypuhelimella tai vaikkapa asiakastilauksen two-phase commit ERP-järjestelmään (tilaus tallennetaan vain, jos kaikki tilausrivit voidaan täyttää suoraan varastosta).

Tyypillisimmät IT-projektien laajuuden hallinnan haasteet johtuvat siitä, että projektin laajuus on projektin ohjausryhmän kannalta selkeintä linjata korkeammalla tasolla (liiketoiminnan laajuus). Toisaalta projektin onnistumisen kannalta projektin laajuus on kriittisintä määritellä prosessi-tasolla ja laajuutta on kriittisintä rajata teknisellä tasolla.

Seuraavat IT-projektin laajuuden hallinnan tasoihin liittyvät haasteet ovat tyypillisiä:

  • jos projektin liiketoiminnallista laajuutta korostetaan, projektin prosessilaajuutta ja teknistä laajuutta on vaikea määritellä ja rajata (koska ”kaikki” sisältyy liiketoiminnalliseen laajuuteen)
  • jos projektin prosessilaajuutta ei määritellä tarpeeksi tarkasti, sitä on vaikea rajata projektin aikana, kun ilmenee uusia tarpeita ja kehitysideoita (koska ei ole riittävän tarkkaa lähtökohtaa)
  • jos projektin teknisen laajuuden rajaamiseen ei kiinnitetä tarpeeksi huomiota, tuloksena voi olla tilanteesta riippuen joko liian yksinkertainen (käyttökelvoton) tai liian monimutkainen (tarpeeton) tekninen ratkaisu (koska ei huomioida projektin laajuuden ylempiä tasoja)

Projektin laajuuden hallinnan tärkeys korostuu erityisesti jo lähtökohtaisesti laajuudeltaan suurissa projekteissa, riippuvuuksien hallinnassa projektien välillä sekä projekteissa, joiden toteutukseen osallistuu useita toimittajia. Projektipäälliköltä vaaditaan huolellista projektin laajuuden muutosten hallintaa (change control) ja projektin ohjausryhmältä ymmärrystä kaikista kolmesta projektin laajuuden tasosta. Näin päätökset projektin laajuuden muutoksista voidaan tehdä perustellusti.