Räätälöity valmisohjelmisto, kiitos!

Kaupallisten valmisohjelmistojen hyödyntäminen yrityksissä on nykypäivää. Kaukana ovat ne ajat alkaen 60-luvulta, kun liiketoimintaprosesseihin räätälöidyn liiketoimintalogiikan kehitystä tehtiin suurtietokoneympäristöissä COBOL- ja PL/1-kielillä. Tai siis tehtiin niissä suurissa organisaatioissa, joissa oli varaa investoida arvokkaaseen keskustietokoneeseen. 80-luvulta alkaen kaupalliset valmisohjelmistot ovat käytännössä tuoneet tietotekniikan myös pienempien yritysten ja kuluttajien saataville.

Yritysten tietohallinnossa valmisohjelmistojen lisääntyminen on tarkoittanut, että aiemmin vallinnut toimintatapa kehittää liiketoiminnan tarvitsemat ratkaisut alusta asti on osin korvautunut valmisohjelmistojen käytöllä. Valmisohjelmistoilla on kiistaton liiketoiminnan tuottavuuden ja tehokkuuden kasvattamisen mahdollistava vaikutus. Niiden ansiosta yrityksillä on mahdollisuuksia valjastaa liiketoiminnan käyttöön tietoteknisiä ratkaisuja, joiden rakentamiseen organisaatioilla itsellään ei riittäisi resurssit tai osaaminen: kukaan ei nykypäivänä edes harkitsisi käyttöjärjestelmän, internet-selaimen, tietokantapalvelimen toteuttamista itse.

Toki kolikolla on myös kääntöpuoli. Tässä blogissa käsittelen haasteita, joita liittyy kaupallisten valmisohjelmistojen käyttöön liiketoiminnan tietojärjestelmien osana. Esitän näkökulmia, joita kannattaa pohtia, kun joutuu valitsemaan räätälöidyn ratkaisukehityksen ja valmisohjelmiston käytön välillä. Valmisohjelmistot lupaavat paljon ja niiden suurin haaste onkin, että ne lupaavat nopean tien korkeaan monimutkaisuuteen ja korkeaan laatuun ja samalla matalaan riskiin. Valitettavasti tämä on illuusio: asiakkaan tulee ymmärtää myös kompromissit, joita on pakotettu tekemään valitessaan valmisohjelmiston.

Käytännössä kaikissa liiketoiminnan tietojärjestelmissä on osana sekä valmisohjelmistoja (tietokannat, sovelluspalvelimet, integraatioalustat, verkkokomponentit) että räätälöityjä osia. Puhdas joko-tai valinta räätälöidyn ratkaisukehityksen ja valmisohjelmiston välillä tehdään melko harvoin. Seuraavia vinkkejä voikin hyödyntää myös pohdittaessa valmisohjelmiston räätälöinnin astetta tai räätälöidyn ratkaisukehityksen standardoinnin astetta.

Räätälöity ratkaisukehitys kannattaa erityisesti, kun

  1. projektin tavoitteet ovat strategisia (kilpailuetu, tulevaisuuden tarpeet) ja liittyvät ydinliiketoimintaprosessien kehittämiseen (esim. tilaus-toimitusprosessi tai asiakaspalveluprosessi)
  2. ratkaisun visio, konsepti ja vaatimukset ovat realistisia ja selkeitä, mutta monimutkaisia (kun valitsemalla valmisohjelmisto jouduttaisiin tekemään kompromisseja ratkaisun laajuuden, soveltuvuuden tai luotettavuuden suhteen)
  3. ratkaisun liiketoimintahyödyt ja laatu ovat tärkeämpiä kuin toteutuksen aikataulu ja kustannukset
  4. organisaatiolla on käytössä osaamista ratkaisun toteutukseen ja tukemiseen (työskentely on parhaiden teknisten käytäntöjen mukaista, tuottavaa, tehokasta ja ennakoitavaa)

Valmisohjelmiston valinta kannattaa erityisesti, kun

  1. projekti liittyy toimialalla käytännöiltään yhtenäiseen prosessialueeseen (esim. asiakastietojen hallinta) tai pientä liiketoiminnan lisäarvoa tuottavaan prosessiin (esim. matkalaskujen hallinta) tai ratkaisu on teknisiltä ominaisuuksiltaan erityisen vaativa
  2. ratkaisulle ei ole organisaatiossa selkeää visiota tai tarkkoja vaatimuksia ja organisaation toimintatapoja ollaan valmiita muuttamaan ratkaisun käyttöönoton seurauksena (valmisohjelmisto sisältää ”vision”)
  3. ratkaisun edellyttämät laadulliset kompromissit voidaan hyväksyä kustannussäästöjen ja nopean käyttöönoton saavuttamiseksi
  4. organisaation oma osaaminen ja mahdollisuudet ulkopuoliseen osaamisen käyttöön ovat rajalliset (riippuvuus ohjelmistotoimittajan tukipalvelusta tiedostetaan osana palvelutason ja riskien hallintaa)

Mikäli valinta tehdään väärin perustein ja päätetään valita valmisohjelmisto (kun tarvittaisiin räätälöity ratkaisu), ratkaisun karkeuden kompensoiminen räätälöimällä valmisohjelmistoa tai toimittajariippuvuuden vaikutusten väärinarviointi voi kasvattaa kustannuksia, aikataulua tai riskejä hallitsemattomasti. Mikäli valitaan räätälöity ratkaisu (kun riittäisi valmisohjelmisto) ratkaisun tekninen monimutkaisuus, realistisen ja selkeän ratkaisuvision puuttuminen, aikataulun/kustannuksen ylikorostaminen tai osaamisen puute voi johtaa kovinkin heikkolaatuiseen ratkaisuun.

Sekä valmisohjelmistoille että räätälöidylle ratkaisukehitykselle on edelleen paikkansa nykyaikaisessa liiketoiminnan tietojärjestelmäarkkitehtuurissa, vaikkakin yleinen ohjelmistoteknologioiden kypsyyden kehittyminen ja viimeaikainen pilvipalveluiden yleistyminen lisäävät vähitellen valmisohjelmistojen osuutta. Kaikki aidosti liiketoimintaa palvelevat korkealaatuiset, luotettavat ja joustavat IT-ratkaisut eivät kuitenkaan pilvestä tule – ainakaan vielä vähään aikaan.