Hyvää ei saa halvalla, edes IT-maailmassa

Erään kahvilan ovella oli kyltti, jossa luki: ”Täältä saa hyvää, nopeaa ja edullista palvelua. Valitse mitkä tahansa kaksi.” Jokainen kahvilan asiakas ymmärtää vitsin, mutta myös totuuden joka siinä piilee. Tietotekniikkaan liittyviin hankintoihin voitaisiin soveltaa samaa sääntöä kriteereinä laatu, kustannukset ja riskitaso. IT-hankinnoissa tietohallinnon haasteena on, että tarjousten ”suhteellista hyvyyttä” on vaikeaa arvioida. Tässä blogissa annetaan muutamia vinkkejä, jotka kannattaa muistaa vaihtoehtoisia tarjouksia vertailtaessa.

IT-hankinnoissa kustannukset saavat usein tarjouksia arvioitaessa suuren painoarvon, koska kustannusten perusteella on helpointa asettaa tarjoukset järjestykseen. Ratkaisun tai projektitoimituksen laatua tai riskitasoa on sen sijaan varsin hankala arvioida – varsinkin tarjouksen perusteella etukäteen. Riskitaso tarkoittaa käytännössä hankinnan kustannuksiin tai laatuun liittyvää epävarmuutta. Kustannusriskejä voidaan osin hallita sopimuksellisesti, mutta laatuun liittyviä riskejä voidaan lieventää vain tekemällä kokonaistavoitteita palvelevia hankintapäätöksiä.

IT-hankintapäätöksiä tehtäessä ja vaihtoehtoisia tarjouksia arvioidessa kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota seuraaviin näkökohtiin:

  • Laatu. Onko tavoitteena optimoida tuottavuutta (paras ratkaisu) vai tehokkuutta (toimitus ajallaan)? Tuottavuus on tyypillisesti tehokkuutta tärkeämpää, kun projektin tavoitteet ovat strategisia (kilpailuetu, tulevaisuuden tarpeet) tai liittyvät ydinliiketoimintaprosessien kehittämiseen. Tehokkuus on puolestaan tuottavuutta tärkeämpää esimerkiksi suurissa IT-infrastruktuuriprojekteissa, jotka ovat välttämättömiä, mutta liiketoiminnallisesti vähämerkityksellisiä (”kunhan se toimii”).
  • Kustannus. Miten kustannusten halutaan jakautuvan? Konsultointipalvelujen osalta kannattaa arvioida tunti- tai päivähinnan lisäksi konsulttien laatu (osaaminen), koska se lopulta määrittelee kokonaistyömäärän. Ohjelmistojen osalta tulee huomioida lisenssien kertakustannuksen lisäksi käytön vuosittaiset lisenssien ylläpitokustannukset. Kokonaisratkaisun osalta kannattaa arvioida toteutuskustannuksen lisäksi elinkaarikustannukset (total cost of ownership, TCO) sisältäen tuki- ja ylläpitotyön ja kattaen koko ratkaisun infrastruktuurista sovelluskerrokseen asti. Matala yksikköhinta ei aina tarkoita matalaa kokonaiskustannusta (ks. 3T).
  • Riskitaso. Sallitaanko projektille matala vai korkea riskitaso? Riskitasoon vaikuttavat useat tekijät, mutta sen vaikutukset näkyvät aina joko laadussa tai kustannuksissa. Mikäli ollaan valmiita ottamaan riskejä, tavoitteeksi voi asettaa korkeamman laadun ja matalammat kustannukset (tämä onnistuu harvemmin). Mikäli taas halutaan välttää riskejä, tulee hyväksyä matalampi laatu ja korkeammat kustannukset (tämä onnistuu useammin).

Kaikkihan haluaisivat IT-projektistaan laadullisesti tuottavan ja tehokkaan, alhaisilla kustannuksilla ja matalalla riskitasolla. Valitettavasti tämä ei ole mahdollista, edes IT-maailmassa! Käytännössä hankintapäätökset aina suosivat joko tuottavuutta, tehokkuutta, kustannusten minimointia tai riskien minimointia – parhaassa tapauksessa jopa kahta näistä tavoitteista. Siksi päätös eri tavoitteiden painotusten välillä kannattaa tehdä tietoisesti enemmin kuin jättää sitä sattumanvaraan.

Kommentointi on suljettu.