IT-projektin hankintavaiheen neuvonanto

"Hyvät päätökset perustuvat kokemukseen ja kokemus perustuu aiempiin huonoihin päätöksiin." -Mark Twain

Hankintavaiheen neuvonannon hyödyt:

  1. Tarjouspyynnön selkeys ja ymmärrettävyys IT-toimittajien kannalta on välttämätön edellytys tarjousten ymmärrettävyydelle, soveltuvuudelle ja uskottavuudelle asiakkaan kannalta.
  2. Toimittajien tarjousten vaatimustenmukaisuus sekä kustannus- ja aikatauluarvioiden luotettavuus muodostavat perustan IT-toimittajien arvioimiselle ja vertailulle.
  3. Asiakkaan tarpeiseen parhaiten soveltuvan IT-toimittajan valitseminen ja tietoisuus kompromisseista luo edellytykset onnistuneelle IT-projektille ja yhteistyösuhteelle.

Palvelun sisältö kohdistetaan hankintavaiheessa esimerkiksi johonkin seuraavista:

A. Hankintaprosessi

  • Hankintaprosessin suunnittelu
  • IT-toimittajien kartoittaminen ja short-listaus
  • Tarjouspyynnön (RFI/RFP) laatiminen tai katselmointi

B. Toimittajien arviointi

  • Toimittajien arviointikriteerien laatiminen
  • Yhteistyö toimittajien kanssa tarjouksen tarkentamiseksi
  • Tarjousten pisteytys ja arvio IT-toimittajien soveltuvuudesta

C. Sopimusneuvottelu

  • Toimittajasopimusten sisällöllinen määrittely
  • Kaupallisten ehtojen neuvottelu
  • Puite-, tuki- ja toimitussopimusten sisällön katselmointi

D. Proof-of-Concept

  • Vaatimusten toteutettavuuden arviointi
  • Valmisohjelmistojen soveltuvuuden arviointi
  • Työskentelytapojen tuottavuuden arviointi

Tutustu myös muihin neuvoantopalveluihin

Case-esimerkki: IT-hankinnan riippumaton neuvonanto

Metsäteollisuuden yritys oli hankkimassa Business Intelligence-ratkaisua erityisesti taloushallinnon ja operatiivisen johdon tarpeisiin. Hyötyjen saamiselle BI-ratkaisusta oli keskeistä integroituminen yrityksen useisiin tietomalleiltaan monimutkaisiin järjestelmiin, joten yksi yrityksen palvelutoimittajista oli tehnyt ratkaisun vaatimusmäärittelyn. Yritys ei halunnut kuitenkaan edetä palvelutoimittajan kanssa toteutusvaiheeseen, vaan lähestyä ratkaisuvaihtoehtoja laajemmin viemällä läpi tarjous- ja hankintaprosessin.

Tarpeisiinsa parhaiten soveltuvan IT-toimittajan löytämiseksi asiakas pyysi Cheetah-konsultin mukaan hankintaprosessiin riippumattomaksi ulkopuoliseksi neuvonantajaksi. Hankintaprosessin vetovastuu oli sisäisesti asiakkaalla, mutta Cheetah-konsultti katselmoi katselmoi määrittelydokumentit ja tarjouspyynnön sekä ehdotti niihin tarkennuksia. Tarjouspyynnön ensimmäisellä kierroksella Cheetah-konsultti arvioi tarjousten sisällön (tekninen ratkaisu ja projektisuunnitelma) ja teki suosituksia toimittajakandidaattien shortlistaukseen.

Tarjouspyynnön toisella kierroksella Cheetah-konsultti ehdotti hankintaprosessin muuttamista siten, että kaksi jäljellä olevaa toimittajakandidaattia toteuttaa tarkkaan rajatun proof-of-conceptin (PoC), jonka avulla voidaan arvioida tarjousten uskottavuutta, ratkaisun toteutettavuutta ja toimittajayhteistyön toimivuutta. Tämän tavoitteena oli selkeyttää päätöksenteon perusteita, koska toimittajien tarjoamiin ratkaisuihin liittyviksi keskeisiksi riskeiksi oli tunnistettu käytettävyys ja integroitavuus.

Lopullinen toimittajan valitseminen oli proof-of-conceptiin perustuen suoraviivainen, koska toinen ratkaisuista oli käyttäjien palautteen perusteella joustamattomampi, kun käyttäjät pääsivät sen käytännössä näkemään ja itse kokeilemaan. Lisäksi selvisi, että saman toimittajan ratkaisu ei sisältänytkään valmista integraatiorajapintaa asiakkaan ERP-järjestelmään (toimittajan esittämästä markkinointimateriaalista poiketen). Toimittajavalinnan jälkeen Cheetah-konsultti kommentoi toimittajan ehdottamaa sopimusrakennetta ja yleisiä ehtoja erityisesti elinkaarikustannusten hallinnan kannalta, mutta ei tässä toimeksiannossa osallistunut sopimusneuvotteluihin.

Neuvonantopalveluiden hinnasto

Työmääräperusteiset hinnat (kerralla sovitun kokonaistyömäärän mukaan):

  • työtunti (1 h): 300 eur + alv 24 %
  • työpäivä (1 htp): 1 800 eur + alv 24 %
  • työviikko (5 htp): 6 400 eur + alv 24 %
  • työkuukausi (20 htp): 21 500 eur + alv 24 %

Hintoihin sisältyy:

  • ainoastaan asiakkaan kanssa sovittua tulostavoitteista työtä
  • työn suorittaminen sovitussa budjettiraamissa, jota ei ylitetä (myös tuotoksiin sidottu kiinteä hinta on mahdollinen)
  • sovitun kokonaistyömäärän ajoittaminen/jaksottaminen joustavasti asiakkaan tarpeiden mukaan
  • työvälineet, työtila, vastuuvakuutus, matkustuskulut pääkaupunkiseudulla ja kaikki sivukulut
  • 100 % tyytyväisyystakuu: jos asiakas on tyytymätön työn tuloksiin asiakas saa vaatia veloituksetonta lisätyötä tilanteen korjaamiseksi, alennusta laskusta tai koko laskun perumista.

Saadaksesi lisätietoja neuvonantopalveluista:


Tutustu myös muihin neuvoantopalveluihin