IT-projektin valmistelun ohjaus

"Epäonnistunut valmistelu on usein hyvää valmistautumista, mutta vääriin asioihin." -Sam Harris

Yksi tärkeimmistä IT-projektin kokonaiskeston ja -kustannukset määrittävistä tekijöistä on valmisteluvaiheen työ (kattavuus, tarkkuus, realistisuus ja laatu). Valmisteluvaiheeseen kannattaa panostaa: oikein kohdistettu ja laadukas työpanos projektin alussa maksaa itsensä takaisin, kun mahdollisiin ongelmiin osataan varautua projektin edetessä ja epävarmuustekijöitä on vähemmän. Kun IT-projektille määritellään konkreettiset tavoitteet ja kaikki riippuvuudet kuvataan jo valmisteluvaiheessa, sidosryhmien huomioiminen ja selkeä viestintä projektin aikana onnistuu paremmin.

Palvelun sisältö:

Tarjoamani IT-projektin valmisteluvaiheen ohjaus voi kohdistua esimerkiksi johonkin seuraavista osa-alueista:

  • Nykytila-arvio
    • Nykytilan selvittäminen ja dokumentointi
    • Gap-analyysi ja tavoitetilan kuvaus
    • Alustavan projektisuunnitelman laatiminen
  • Vaatimusmäärittely
    • Liiketoiminnan ja tietohallinnon tarpeiden kartoitus
    • Toiminnallisten ja ei-toiminnallisten vaatimusten koostaminen
    • Vaatimustenhallinnan dokumentaatio
  • Ratkaisuarkkitehtuuri
    • Ratkaisun tekninen konseptointi
    • Arkkitehtuuripäätösehdotusten muodostus, arviointi ja esittely
    • Eri tasoisten arkkitehtuurikuvausten laatiminen
  • Tekniset linjaukset
    • Teknisten vaihtoehtojen kartoitus, arviointi ja esittely
    • Projektin teknisten riippuvuuksien ja versiopäivitysten suunnittelu
    • Ratkaisun datan, integraatioiden ja migraatioiden suunnittelu

Etsitkö neuvontaa johonkin muuhun osa-alueeseen tai laajempaa palvelua? Ota yhteyttä, niin räätälöidään yrityksesi tarpeita vastaava kokonaisuus!

Case-esimerkki: IT-ratkaisun vaatimusmäärittelyvaiheen ohjaus

Vakuutusyhtiö käynnisti sisäisesti tehdyn tarvekartoituksen perusteella IT-projektin, jonka tavoitteena oli automatisoida ja osin ulkoistaa paperisten korvaushakemusten vastaanottaminen. Tähän tarkoitukseen piti määritellä IT-ratkaisu, joka mahdollistaa hakemusten automatisoidun vastaanottamisen yrityksen sähköiseen hakemusten käsittelyjärjestelmään sekä yhteistyön ulkoistuskumppanin kanssa. Projektin keskeisin liiketoimintatavoite oli vähentää hakemusten käsittelijöiden hukka-aikaa, joka kuluu hakemusten skannaamiseen, tiedon syöttöön ja tiedon korjaamiseen.

Tarvittavan IT-ratkaisun määrittelemiseksi asiakas pyysi Cheetah-konsultin ohjaamaan sisäisten liiketoiminnan ja tietohallinnon asiantuntijoiden työtä, jossa muodostettiin uudelle IT-ratkaisulle sekä toiminnalliset että ei-toiminnalliset vaatimukset, joita voitaisiin myöhemmin käyttää järjestelmätoimittajille lähetettävän tarjouspyynnön pohjana. Työn tuloksena syntyi kattava, tarkka, realistinen ja käyttäjäkokemuksen huomioiva IT-ratkaisun vaatimusmäärittely kattaen toiminnalliset vaatimukset (käyttötapauskuvaukset), ei-toiminnalliset vaatimukset, alustavan ratkaisuarkkitehtuurin ja alustavan projektisuunnitelman.

Toiminnallinen määrittely sisälsi mm. kolmen keskeisimmän integraatiorajapinnoissa liikkuvan tiedon (ulkoistuskumppani-ratkaisu, ratkaisu-pääkone, ratkaisu-käsittelyjärjestelmä) tietomallinnuksen ja sen formaatin määrittelyyn sekä tiedoiltaan puutteellisten hakemusten hyväksymis/täydentämis/hylkäämissäännöt sekä manuaalikäsittelytoiminnallisuuden kuvauksen. Ei-toiminnallinen määrittely keskittyi mm. ulkoistuskumppanin ja yrityksen välisen tiedonsiirron tietoturvaan, järjestelmän saatavuus- ja suorituskykyvaatimuksiin. Cheetah-konsultti katselmoi kaikki vaatimusmäärittelyn tuotokset, jonka perusteella ehdotti asiakkaalle ja teki dokumentaatioon tarkennuksia ja laajennuksia.

Lisäksi Cheetah-konsultti laati itsenäisest asiakkaan avainhenkilöiden haastatteluiden ja näkemysten perusteella alustavan ratkaisuarkkitehtuurin ja projektisuunnitelman. Alustavaan arkkitehtuurisuunnitelmaan määriteltiin mm. yrityksen linjauksen mukaisesti, että ratkaisu tulee toteuttaa asiakkaan on-premise sovelluspalvelinympäristössä ja tietointegraatiot yrityksen sisäisiin järjestelmiin tulee toteuttaa SOAP/HTTP-webservicena käyttäen hyväksi olemassaolevaa palveluväylää. Alustavassa projektisuunnitelmassa arvioitiin hankintavaiheen kestoksi noin 2-3 kuukautta ja toteutusvaiheen kestoksi noin 8-10 kuukautta.