Mikä IT-projekteissa oikein kestää?

Tämä tarina on tosi. IT-konsultilla oli kotona ongelma; keittiön lamppu oli alkanut välkkyä. Ongelman ratkaisemiseksi hän joutui yrittämään useita eri tapoja ja päätyi ratkomaan haastavaa ongelmaa useaan otteeseen monen päivän ajan. Lopulta ratkaisu löytyi ja lamppu paloi välkkymättä. Kuinka monta IT-konsulttia tarvitaan korjaamaan lamppu? Vain yksi, mutta siinä menee todella kauan.

Lamppuongelman ratkaisuun kului IT-konsultilta kokonaisuudessaan kalenteriaikaa 177 tuntia (reilu viikko) ja työn suorittamiseen kului bruttoaikaa yhteensä 1,5 tuntia (kuudessa eri osassa). Kun toimiva ratkaisu löytyi, sen toteutus kesti alle minuutin. Ongelman nettoratkaisuaika oli siis alle sadasosa työhön käytetystä kokonaisajasta ja 1/10000 osa aloittamisesta valmistumiseen kuluneesta kalenteriajasta!

Miten ihmeessä puolen minuutin hommaan voi kulua viikko kalenteriaikaa ja puolitoista tuntia erinäköistä ”työskentelyä”? Aika tuhlaantui mm. seuraaviin:

  • vitkasteluun epämiellyttävän ongelman edessä
  • väärien ratkaisuvaihtoehtojen kokeilemiseen
  • sen pohtimiseen, mitä ratkaisua seuraavaksi kannattaisi yrittää

Onneksi tämä kertomus on vain arkinen esimerkki kyvyttömän yrityksestä tehdä mahdottomia, eikä vastaavaa koskaan tapahdu IT-ammattilaisia IT-projekteissa. Eihän?

Viiveet tehtävien läpimenoajoissa

Valitettavasti raaka totuus on, että suurin osa IT-projektien aikataulu- ja kustannushaasteista johtuu nimenomaan edellä kuvatun kaltaisista viiveistä tehtävien läpimenoajoissa. Yksittäisen tehtävän kokonaisläpimenoajan määrittelee kolme elementtiä:

  • resurssien ajankäytön suunnittelu (paljonko aikaa käytössä, miten pitkä aika kerrallaan, mikä on muu työkuorma)
  • projektiympäristön ja tavoitteiden selkeys (paljonko ajasta kohdistuu tehtävän suorittamiseen)
  • asiantuntijaosaaminen (kuinka nopeasti tehtävä suoritetaan valmiin määritelmän (”definition of done”, DoD) mukaisesti)

Oheinen kuva selkeyttää eroja yksittäisen tehtävän suorittamisen kalenteriajan, bruttoajan ja nettoajan välillä:

IT-projekteissa tehtävien välillä on pitkiä riippuvuusketjuja (eli tehtävät täytyy suorittaa tietyssä järjestyksessä).  Ennen kuin seuraavan tehtävän voi suorittaa, pitää edelliset tehtävät suorittaa oikein.

Monesti tehtävien valmiin määritelmäkin (”definition of done”) on epäselvä. Tehtävät vaativat erilaista osaamista, joten peräkkäiset tehtävät suorittaa usein eri henkilö tai jopa eri organisaatio, mistä aiheutuu koordinaatioviiveitä. Kun IT-projektissa on useita tuhansia vaativia tehtäviä, jokainen ymmärtää, että viiveet tehtävien suorittamisessa kertautuvat ja vaikuttavat merkittävästi projektin aikatauluun ja sitä kautta myös kustannuksiin. Projektin kokonaistuottavuuden määritteleekin yksittäisten tehtävien läpimenoajan minimoinnin lisäksi tehtäväketjujen hukka-aikojen minimointi. Tässä avainasemassa on tehtävien suunnitelmallinen, keksinäinen priorisointi ja proaktiivinen työnohjaus.

Oheinen kuva selkeyttää viiveiden vaikutusta ja kalenteri-, brutto- ja nettoajan jakautumista kolmen tehtävän ketjussa:

IT-projekteissa on loppujen lopuksi kyse hyvin yksinkertaisesta asiasta: tuhansien ongelmien ratkaisemisesta pienin viivein, mahdollisimman nopeasti ja riittävän oikein. Käytännössä ongelmien ratkaisussa on kuitenkin aina viestinnästä tai ajanpuutteesta johtuvia viiveitä, asioiden monimutkaisuudesta tai epäselvyydestä johtuvia hitauksia ja huolimattomuudesta tai osaamisvajeesta johtuvia virheitä. Muilta osin IT-projektit ovat yhtä helppoja kuin lampun vaihto.

IT-projekteissa on loppujen lopuksi kyse hyvin yksinkertaisesta asiasta – tuhansien ongelmien ratkaisemisesta pienin viivein, mahdollisimman nopeasti ja riittävän oikein.

Haluatko tietää tarkemmin, miten voit parantaa IT-projektien ajanhallintaa projektityön laadun parantamisena kautta? Tutustu neuvonanto- ja koulutuspalveluihini ja ota yhteyttä!

Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.

Kommentointi on suljettu.