Mikä IT-projekteissa oikein maksaa?

Klassisessa Kummeli-sketsissä (YouTube) rakennustyömaan vastaava mestari neuvoo määrätietoisin ottein ahkeria, mutta taitamattomia rakennusmiehiä. Alkuvaiheessa rakennusmiesten virheet aiheuttavat tehottomuutta: ”Tääl on poijaat sisällä niin paljon romua vielä, ettei näitä pääsisäänkäynnin laseja olis vielä missään nimessä pitänyt laittaa.” Työmaan edetessä virheet vaativat jo kalliimpia korjauksia: ”Nää LVI-putket piti tulla tonne kattoon betonin sisään.” Lopulta farssi kärjistyy virheeseen, joka ei ole edes korjattavissa: ”Se on poijjaat nyt kolmekymmentä metriä sivussa. Koko toi talo!” Kuulostaako tutulta? Ethän toivottavasti ole itse koskaan joutunut IT-projektissa hämilläsi tokaisemaan virheen ilmetessä: ”Selvä!”

Tuhansista satoihin tuhansiin tehtäviin

IT-projektissa projektitiimin jäsenet suorittavat projektin koosta riippuen tuhansia tai jopa satojatuhansia tehtäviä, jotka projektisuunnittelussa ketjutetaan tehtävien välisten riippuvuuksien perusteella (tietyt tehtävät on suoritettava ennen muita). Peukalosääntönä voidaan arvioida, että yhtä projektiin tehtyä henkilötyöpäivää (htp) kohden suoritetaan noin 2 – 10 erillistä tehtävää. Jokaisella tehtävällä on vaikutus jonkin seuraavan tehtävän suorittamiseen tai suoraan lopputulokseen.

”Miljoonan euron IT-projektissa tehtävien määrä voi nousta jopa useisiin kymmeniin tuhansiin.”

Edellinen tarkoittaa, että esimerkiksi budjetiltaan miljoonan euron IT-projektissa tehtävien määrä voi nousta jopa useisiin kymmeniin tuhansiin. Syntyvien virheiden määrän kertoo laatuprosentti eli se kuinka moni tehtävä suoritetaan ilman virheitä (first-time-right). Projektin koon kasvaessa virheiden määrä kasvaa vähintään lineaarisessa suhteessa tehtävien määrään, mutta kokonaisuuden monimutkaistuessa ja riippuvuuksien kasvaessa virheiden määrä alkaa kasvaa tehtävien määrää nopeammin.

Virheiden vaikutus IT-projektissa

Myös virheiden seuraukset kasvavat projektin edetessä. Virheiden takia saatetaan joutua tekemään uutta työtä huteralle pohjalle, korjaamaan aiemman työn tuotoksia tai pahimmassa tapauksessa tekemään jo kertaalleen tehty kokonaan uudelleen. Virheet viivästyttävät aikataulua ja lisäävät kustannuksia sitä enemmän mitä myöhemmässä projektin vaiheessa virheet ilmenevät.

On helppo ymmärtää virheen vaikutus, kun seuraavien tehtävien aloittaminen / valmistuminen viivästyy edellisessä vaiheessa tehdyn virheen vuoksi. Lisäksi virheen korjaaminen tarkoittaa tuplatyötä eli tuplakustannusta. Pohdittaessa panostuksia projektin eri vaiheisiin on tärkeää huomioida, että on paljon edullisempaa tehdä muutos rakennuspiirustuksiin kuin valmiiksi rakennetun talon perustuksiin.

Virheiden kustannukset

IT-projekteissa tehtävien virheiden kustannuksia on selvitetty tutkimuksissa. Esimerkiksi Capers Jones on esittänyt virheiden kustannuksen kasvavan IT-projektin eri vaiheissa oheisen kuvaajan esittämällä tavalla (kirja). 

Projektityön virheiden aiheuttaman kokonaiskustannuksen määrittää oheisen tutkimuksiin perustuvan graafin perusteella kolme tekijää:

  1. miten paljon virheitä tehdään (eli mikä on yleinen työn tuotosten laatu eri vaiheissa)
  2. missä projektin vaiheessa virheet tehdään (eli miten aikaisessa vaiheessa virheet korjataan)
  3. mikä on virheiden keskimääräinen ”yksikkökustannus” (eli miten pahoja virheitä tehdään)

Otetaanpa esimerkki virheiden kustannusten konkretisoimiseksi: oletetaan, että budjetiltaan miljoonan euron IT-projektissa tehdään töitä yhteensä 1250 htp:tä. Oletetaan edelleen, että projektitiimi suorittaa keskimäärin 90 % laadulla neljä tehtävää per htp (eli tehtäviä on yhteensä 5 000 kpl virheitä tehdään yhteensä 500 kpl). Oletetaan edelleen, että puolet virheistä ajoittuu kehitysvaiheen aloittamisen jälkeiseen aikaan.

Kasvattamalla tehtävien laatu 98 %:iin ja ratkaisemalla puolet testausvaiheen virheistä jo suunnitteluvaiheessa projektin kustannuksia voitaisiin alentaa noin 20 % eli 200 000 euroa.

Voit arvioida vastaavalla tavalla omalla vastuullasi olevan IT-projektin tai koko yrityksesi kehitysprojektiportfolion kustannussäästöpotentiaalia tällä Cheetah-laskurilla.

Virheiden aiheuttamat lisäkustannukset eivät aina näy suoraan toimittajien kasvaneessa laskutuksessa tai sisäisten kustannusten seurannassa, vaan voivat ilmetä vaikeammin seurattavina, eriteltävinä ja laskettavina piilokustannuksina, kuten esim.

  • projektiaikataulun viivästymisenä (liiketoimintahyödyn viivästyminen ja muuttuvien kustannusten kasvu)
  • ratkaisun heikompana käytettävyytenä tai soveltuvuutena (tehdään vain pakollinen ja minimilaadulla)
  • kompromisseina teknisten vaatimusten osalta (tingitään esim. ratkaisun ylläpidettävyydestä tai dokumentaatiosta)
  • korkeampana riskitasona (joka voi realisoitua projektin aikana tai sen jälkeen ratkaisun elinkaaren aikana)
  • projektiorganisaation henkilöiden ylikuormituksena (sairaslomina tai burn-outeina)

Varmista projektitiimin riittävä osaaminen

IT-projektit ovat liiketoiminnallisesti monimutkaisia ja teknisesti vaativia kokonaisuuksia. Kaikissa IT-projekteissa tapahtuu lukuisia virheitä, eikä kaikkia virheitä ole mahdollista estää asetetun aikataulun ja käytettävissä olevien resurssien puitteissa.  

On kuitenkin täysin mahdollista vähentää virheiden määrää ja ratkaista virheitä ennakoivasti projektin aikaisemmissa vaiheissa varmistamalla projektitiimin riittävä osaaminen koulutuksilla, parantamalla projektipäällikön työn edellytyksiä tarjoamalla valmennusta sekä käyttämällä IT-projekteissa kinkkisimmissä vaiheissa ulkopuolista neuvonantajaa. Tällä tavalla virheiden projektille aiheuttama kokonaiskustannus alenee merkittävästi.

Haluatko tietää tarkemmin, miten voit parantaa IT-projektien kustannustenhallintaa projektityön laadun parantamisena kautta? Tutustu neuvonanto- ja koulutuspalveluihini ja ota yhteyttä!

Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.

Mikä IT-projekteissa oikein kestää?

Tämä tarina on tosi. IT-konsultilla oli kotona ongelma; keittiön lamppu oli alkanut välkkyä. Ongelman ratkaisemiseksi hän joutui yrittämään useita eri tapoja ja päätyi ratkomaan haastavaa ongelmaa useaan otteeseen monen päivän ajan. Lopulta ratkaisu löytyi ja lamppu paloi välkkymättä. Kuinka monta IT-konsulttia tarvitaan korjaamaan lamppu? Vain yksi, mutta siinä menee todella kauan.

Lamppuongelman ratkaisuun kului IT-konsultilta kokonaisuudessaan kalenteriaikaa 177 tuntia (reilu viikko) ja työn suorittamiseen kului bruttoaikaa yhteensä 1,5 tuntia (kuudessa eri osassa). Kun toimiva ratkaisu löytyi, sen toteutus kesti alle minuutin. Ongelman nettoratkaisuaika oli siis alle sadasosa työhön käytetystä kokonaisajasta ja 1/10000 osa aloittamisesta valmistumiseen kuluneesta kalenteriajasta!

Miten ihmeessä puolen minuutin hommaan voi kulua viikko kalenteriaikaa ja puolitoista tuntia erinäköistä ”työskentelyä”? Aika tuhlaantui mm. seuraaviin:

  • vitkasteluun epämiellyttävän ongelman edessä
  • väärien ratkaisuvaihtoehtojen kokeilemiseen
  • sen pohtimiseen, mitä ratkaisua seuraavaksi kannattaisi yrittää

Onneksi tämä kertomus on vain arkinen esimerkki kyvyttömän yrityksestä tehdä mahdottomia, eikä vastaavaa koskaan tapahdu IT-ammattilaisia IT-projekteissa. Eihän?

Viiveet tehtävien läpimenoajoissa

Valitettavasti raaka totuus on, että suurin osa IT-projektien aikataulu- ja kustannushaasteista johtuu nimenomaan edellä kuvatun kaltaisista viiveistä tehtävien läpimenoajoissa. Yksittäisen tehtävän kokonaisläpimenoajan määrittelee kolme elementtiä:

  • resurssien ajankäytön suunnittelu (paljonko aikaa käytössä, miten pitkä aika kerrallaan, mikä on muu työkuorma)
  • projektiympäristön ja tavoitteiden selkeys (paljonko ajasta kohdistuu tehtävän suorittamiseen)
  • asiantuntijaosaaminen (kuinka nopeasti tehtävä suoritetaan valmiin määritelmän (”definition of done”, DoD) mukaisesti)

Oheinen kuva selkeyttää eroja yksittäisen tehtävän suorittamisen kalenteriajan, bruttoajan ja nettoajan välillä:

IT-projekteissa tehtävien välillä on pitkiä riippuvuusketjuja (eli tehtävät täytyy suorittaa tietyssä järjestyksessä).  Ennen kuin seuraavan tehtävän voi suorittaa, pitää edelliset tehtävät suorittaa oikein.

Monesti tehtävien valmiin määritelmäkin (”definition of done”) on epäselvä. Tehtävät vaativat erilaista osaamista, joten peräkkäiset tehtävät suorittaa usein eri henkilö tai jopa eri organisaatio, mistä aiheutuu koordinaatioviiveitä. Kun IT-projektissa on useita tuhansia vaativia tehtäviä, jokainen ymmärtää, että viiveet tehtävien suorittamisessa kertautuvat ja vaikuttavat merkittävästi projektin aikatauluun ja sitä kautta myös kustannuksiin. Projektin kokonaistuottavuuden määritteleekin yksittäisten tehtävien läpimenoajan minimoinnin lisäksi tehtäväketjujen hukka-aikojen minimointi. Tässä avainasemassa on tehtävien suunnitelmallinen, keksinäinen priorisointi ja proaktiivinen työnohjaus.

Oheinen kuva selkeyttää viiveiden vaikutusta ja kalenteri-, brutto- ja nettoajan jakautumista kolmen tehtävän ketjussa:

IT-projekteissa on loppujen lopuksi kyse hyvin yksinkertaisesta asiasta: tuhansien ongelmien ratkaisemisesta pienin viivein, mahdollisimman nopeasti ja riittävän oikein. Käytännössä ongelmien ratkaisussa on kuitenkin aina viestinnästä tai ajanpuutteesta johtuvia viiveitä, asioiden monimutkaisuudesta tai epäselvyydestä johtuvia hitauksia ja huolimattomuudesta tai osaamisvajeesta johtuvia virheitä. Muilta osin IT-projektit ovat yhtä helppoja kuin lampun vaihto.

IT-projekteissa on loppujen lopuksi kyse hyvin yksinkertaisesta asiasta – tuhansien ongelmien ratkaisemisesta pienin viivein, mahdollisimman nopeasti ja riittävän oikein.

Haluatko tietää tarkemmin, miten voit parantaa IT-projektien ajanhallintaa projektityön laadun parantamisena kautta? Tutustu neuvonanto- ja koulutuspalveluihini ja ota yhteyttä!

Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.