Mikä IT-projekteissa oikein maksaa?

Klassisessa Kummeli-sketsissä (YouTube) rakennustyömaan vastaava mestari neuvoo määrätietoisin ottein ahkeria, mutta taitamattomia rakennusmiehiä. Alkuvaiheessa rakennusmiesten virheet aiheuttavat tehottomuutta: ”Tääl on poijaat sisällä niin paljon romua vielä, ettei näitä pääsisäänkäynnin laseja olis vielä missään nimessä pitänyt laittaa.” Työmaan edetessä virheet vaativat jo kalliimpia korjauksia: ”Nää LVI-putket piti tulla tonne kattoon betonin sisään.” Lopulta farssi kärjistyy virheeseen, joka ei ole edes korjattavissa: ”Se on poijjaat nyt kolmekymmentä metriä sivussa. Koko toi talo!” Kuulostaako tutulta? Ethän toivottavasti ole itse koskaan joutunut IT-projektissa hämilläsi tokaisemaan virheen ilmetessä: ”Selvä!”

Tuhansista satoihin tuhansiin tehtäviin

IT-projektissa projektitiimin jäsenet suorittavat projektin koosta riippuen tuhansia tai jopa satojatuhansia tehtäviä, jotka projektisuunnittelussa ketjutetaan tehtävien välisten riippuvuuksien perusteella (tietyt tehtävät on suoritettava ennen muita). Peukalosääntönä voidaan arvioida, että yhtä projektiin tehtyä henkilötyöpäivää (htp) kohden suoritetaan noin 2 – 10 erillistä tehtävää. Jokaisella tehtävällä on vaikutus jonkin seuraavan tehtävän suorittamiseen tai suoraan lopputulokseen.

”Miljoonan euron IT-projektissa tehtävien määrä voi nousta jopa useisiin kymmeniin tuhansiin.”

Edellinen tarkoittaa, että esimerkiksi budjetiltaan miljoonan euron IT-projektissa tehtävien määrä voi nousta jopa useisiin kymmeniin tuhansiin. Syntyvien virheiden määrän kertoo laatuprosentti eli se kuinka moni tehtävä suoritetaan ilman virheitä (first-time-right). Projektin koon kasvaessa virheiden määrä kasvaa vähintään lineaarisessa suhteessa tehtävien määrään, mutta kokonaisuuden monimutkaistuessa ja riippuvuuksien kasvaessa virheiden määrä alkaa kasvaa tehtävien määrää nopeammin.

Virheiden vaikutus IT-projektissa

Myös virheiden seuraukset kasvavat projektin edetessä. Virheiden takia saatetaan joutua tekemään uutta työtä huteralle pohjalle, korjaamaan aiemman työn tuotoksia tai pahimmassa tapauksessa tekemään jo kertaalleen tehty kokonaan uudelleen. Virheet viivästyttävät aikataulua ja lisäävät kustannuksia sitä enemmän mitä myöhemmässä projektin vaiheessa virheet ilmenevät.

On helppo ymmärtää virheen vaikutus, kun seuraavien tehtävien aloittaminen / valmistuminen viivästyy edellisessä vaiheessa tehdyn virheen vuoksi. Lisäksi virheen korjaaminen tarkoittaa tuplatyötä eli tuplakustannusta. Pohdittaessa panostuksia projektin eri vaiheisiin on tärkeää huomioida, että on paljon edullisempaa tehdä muutos rakennuspiirustuksiin kuin valmiiksi rakennetun talon perustuksiin.

Virheiden kustannukset

IT-projekteissa tehtävien virheiden kustannuksia on selvitetty tutkimuksissa. Esimerkiksi Capers Jones on esittänyt virheiden kustannuksen kasvavan IT-projektin eri vaiheissa oheisen kuvaajan esittämällä tavalla (kirja). 

Projektityön virheiden aiheuttaman kokonaiskustannuksen määrittää oheisen tutkimuksiin perustuvan graafin perusteella kolme tekijää:

  1. miten paljon virheitä tehdään (eli mikä on yleinen työn tuotosten laatu eri vaiheissa)
  2. missä projektin vaiheessa virheet tehdään (eli miten aikaisessa vaiheessa virheet korjataan)
  3. mikä on virheiden keskimääräinen ”yksikkökustannus” (eli miten pahoja virheitä tehdään)

Otetaanpa esimerkki virheiden kustannusten konkretisoimiseksi: oletetaan, että budjetiltaan miljoonan euron IT-projektissa tehdään töitä yhteensä 1250 htp:tä. Oletetaan edelleen, että projektitiimi suorittaa keskimäärin 90 % laadulla neljä tehtävää per htp (eli tehtäviä on yhteensä 5 000 kpl virheitä tehdään yhteensä 500 kpl). Oletetaan edelleen, että puolet virheistä ajoittuu kehitysvaiheen aloittamisen jälkeiseen aikaan.

Kasvattamalla tehtävien laatu 98 %:iin ja ratkaisemalla puolet testausvaiheen virheistä jo suunnitteluvaiheessa projektin kustannuksia voitaisiin alentaa noin 20 % eli 200 000 euroa.

Voit arvioida vastaavalla tavalla omalla vastuullasi olevan IT-projektin tai koko yrityksesi kehitysprojektiportfolion kustannussäästöpotentiaalia tällä Cheetah-laskurilla.

Virheiden aiheuttamat lisäkustannukset eivät aina näy suoraan toimittajien kasvaneessa laskutuksessa tai sisäisten kustannusten seurannassa, vaan voivat ilmetä vaikeammin seurattavina, eriteltävinä ja laskettavina piilokustannuksina, kuten esim.

  • projektiaikataulun viivästymisenä (liiketoimintahyödyn viivästyminen ja muuttuvien kustannusten kasvu)
  • ratkaisun heikompana käytettävyytenä tai soveltuvuutena (tehdään vain pakollinen ja minimilaadulla)
  • kompromisseina teknisten vaatimusten osalta (tingitään esim. ratkaisun ylläpidettävyydestä tai dokumentaatiosta)
  • korkeampana riskitasona (joka voi realisoitua projektin aikana tai sen jälkeen ratkaisun elinkaaren aikana)
  • projektiorganisaation henkilöiden ylikuormituksena (sairaslomina tai burn-outeina)

Varmista projektitiimin riittävä osaaminen

IT-projektit ovat liiketoiminnallisesti monimutkaisia ja teknisesti vaativia kokonaisuuksia. Kaikissa IT-projekteissa tapahtuu lukuisia virheitä, eikä kaikkia virheitä ole mahdollista estää asetetun aikataulun ja käytettävissä olevien resurssien puitteissa.  

On kuitenkin täysin mahdollista vähentää virheiden määrää ja ratkaista virheitä ennakoivasti projektin aikaisemmissa vaiheissa varmistamalla projektitiimin riittävä osaaminen koulutuksilla, parantamalla projektipäällikön työn edellytyksiä tarjoamalla valmennusta sekä käyttämällä IT-projekteissa kinkkisimmissä vaiheissa ulkopuolista neuvonantajaa. Tällä tavalla virheiden projektille aiheuttama kokonaiskustannus alenee merkittävästi.

Haluatko tietää tarkemmin, miten voit parantaa IT-projektien kustannustenhallintaa projektityön laadun parantamisena kautta? Tutustu neuvonanto- ja koulutuspalveluihini ja ota yhteyttä!

Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.

Miten valitsen osaavan IT-projektipäällikön ja vältän huithapelit, jyrääjät ja tuuliviirit?

Mies meni eläinkauppaan. Häkissä oli kolme apinaa. ”Miten tuo apina voi maksaa 10.000 euroa?”, mies kysyi myyjältä. ”Se osaa koodata”, vastasi myyjä. ”Entä tuo toinen apina?”, kysyi mies. ”Se maksaa 15.000 euroa. Se osaa IT-arkkitehtuuria”, vastasi myyjä. ”Entä tuo kolmas sitten?”, kysyi mies. ”Se maksaa 20.000 euroa.”, vastasi myyjä. ”Mitä se oikein osaa?!?”, kysyi mies. Myyjä vastasi: ”En tiedä, mutta nuo kaksi muuta sanoo sitä projektipäälliköksi.”

Apina tietokoneella

Projektipäällikön valinta on yksi IT-projektin ohjausryhmän tärkeimmistä päätöksistä. Osaava projektipäällikkö on IT-projektin keskeinen menestystekijä. IT-projektipäälliköiden osaamisen arviointi ja vertailu on haastavaa, joten ohjausryhmät eivät useimmiten kiinnitä projektipäällikön valintaan riittävästi huomiota. IT-projekteihin liittyy useita epävarmuuksia, eikä edes osaava projektipäällikkö voi estää kaikkia ongelmia, minkä takia projektipäällikön merkitystä projektin onnistumiselle aliarvioidaan liian usein. Osaava projektipäällikkö osaa kuitenkin ennakolta estää monia ongelmia ja lieventää ennakoimattomien ongelmien vaikutusta, mikä näkyy pienempinä kustannus- ja aikatauluylityksinä.

Käytännön IT-arjessa kamppaillaan taivaita hipovien tavoitteiden, rajallisten resurssien ja tiukkojen aikataulujen ristipaineessa. Seuraavan kerran, kun olet nimittämässä IT-projektiisi projektipäällikköä, pysähdy hetkeksi ja varmista, ettet ole tietämättäsi syyllistymässä johonkin seuraavista virhearvioista IT-projektipäällikön valinnassa:

  • valitset huithapelin, jolla on kirkas visio, mutta jolle työn suunnittelu on utopiaa ja prioriteetit turhuuksia
  • valitset ahertajan, joka ratkaisee ongelmat nopeasti, mutta ei estä niiden syntymistä ennakoimalla
  • valitset hurmaajan, joka uskoo ilmapiirin, fiiliksen ja yhteishengen vievän vaikka läpi palomuurin
  • valitset kauppiaan, joka pitää ohjausryhmän ja sidosryhmät tyytyväisenä syöttämällä niille paskaa
  • valitset kylmäkallen, joka tehokkuuteen pyrkiessään kohtelee tiimiä mekaanisina suorittajina ja korvattavissa olevina resursseina
  • valitset ohjeistamispäällikön, jolle projektissa tärkeintä on hallinnollinen tarkkuus ja metodologinen kuri
  • valitset törmäysnuken, joka tietää kestävänsä palautetta, joten projektin onnistumisesta ei ole tarvetta stressata
  • valitset norsunluutornilaisen, jolle liiketoiminnan tavoitteet ovat selkeitä, mutta tekniikka-, arkkitehtuuri- ja vaatimusasiat ovat epämiellyttävää nippeliä
  • valitset propellipään, joka pyrkii edistykselliseen tekniseen ratkaisuun, mutta ei ymmärrä liiketoiminnan tarpeita
  • valitset höpöttäjän, joka osallistaa kaikki projektityöhön, mutta mittaa projektin etenemistä palaverien ja niiden osallistujien määrällä
  • valitset jyrääjän, joka toimittaa ala-arvoisen ratkaisun sovitussa aikataulussa ja budjetissa
  • valitset jokapaikanhöylän, joka on aina tekemisessä mukana ja ilmestyy mikromanageeraamaan myös silloin, kun ei tarvita
  • valitset tuuliviirin, joka etsii kompromisseja, mutta ei tee päätöksiä, koska ei halua sanoa kenellekään vastaan
  • valitset konkarin, jolla on pitkä kokemus teknisenä asiantuntijana, mutta jolle ei löydy enää muitakaan hommia
  • valitset juniorin, joka vakuuttaa olevansa motivoitunut IT-projektipäälliköksi, mutta ei ole aiemmin ollut IT-projektissa mukana

Vaikka IT-projektipäällikköjen osaamisen arviointi on haastavaa, kannattaa muistaa se tosiasia, että toiset projektipäälliköistä todella ovat osaavampia. Lisäksi erilaiset IT-projektit vaativat projektipäälliköltä erilaista osaamista riippuen esimerkiksi projektin liiketoimintakeskeisyydestä, ratkaisun teknisyydestä, projektin riskiprofiilista, projektiorganisaation muodosta tai ratkaisun loppukäyttäjistä. Nimenomaan vaativissa olosuhteissa projektipäällikön osaamisella on suurin vaikutus projektin onnistumiseen tai epäonnistumiseen.

Mount Everestin valloitus

Vaatii huomattavasti vähemmän osaamista retkenjohtajalta johtaa patikointia vehreälle kukkulalle kauniina kesäpäivänä kuin kiipeämistä Mount Everestille lumimyrskyn uhatessa. Kesäpäivänä kukkulalla voi olla vaikeaa nähdä eroja retkenjohtajien osaamisessa tai huonojen päätösten seurausten merkitystä. Sen sijaan Mount Everestilla jokainen retkenjohtajan päätös voi tehdä eron koko retkikunnan elämän ja kuoleman välillä. Valitsisitko itsellesi Mount Everestille retkenjohtajaksi joviaalin jutustelijan, joka patikoi ruohikolla kerran vuodessa aurinkoisessa säässä vai sherpan, joka on aiemmin vetänyt retken huipulle parikymmentä kertaa?

Kaikissa IT-projekteissa projektipäälliköltä vaaditaan monipuolista osaamista tasapainoisessa suhteessa. Projektinhallinnollisten menetelmien lisäksi mm. liiketoiminnan tavoitteiden syvällinen ymmärtäminen, organisaatiorajat ylittävät viestintätaidot, kokonaisuuden tilannekuvan säilyttäminen ja konkreettisten priorisoitujen toimintasuunnitelmien valmisteleminen ovat arvokkaita taitoja.

Älä ainakaan valitse seuraavan IT-projektiisi projektipäällikköä, jolta löytyy kovin monia aiemmin listatuista piirteistä. Muuten saatat pian löytää itsesi ja projektisi perinteisen sananlaskun kuvaamasta tilanteesta, jossa kyvyttömät yrittävät saada haluttomat tekemään mahdottomia.

Tarvitsetko apua IT-projektissa tai etsitkö koulutusta IT-projektien parissa työskenteleville ammattilaisille? Tutustu neuvonanto- ja koulutuspalveluihini ja ota yhteyttä!

Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.