IT-hankinnan sudenkuoppa #1: monimutkaistaminen

Esittelin aiemmassa blogissa Riippuvaisen IT-toimittajan keittokirjasta käytännön haasteita, joita kohdataan erityisesti riippumattoman neuvonannon puuttuessa IT-ratkaisuiden hankinnoista. Tässä ja muutamassa seuraavassa blogissa esittelen tarkemmin riippuvaisten IT-toimittajien usein käyttämien kikkojen sisältöä, mistä ne johtuvat ja miten sudenkuopat vältetään. Useimmat IT-toimittajat eivät johda asiakastaan tarkoituksellisesti harhaan. Ongelmiin myötävaikuttavat myös ostavan tahon puolella vallitsevat vääristyneet ajattelutavat tai osaamisen puute.

Uutta tietojärjestelmää hankittaessa monimutkaistaminen on usein ensimmäinen eteen tuleva sudenkuoppa, johon on vaara ajautua. Kyse on siitä, että IT-toimittaja tarjoaa asiakkaalle monimutkaisempaa ratkaisua kuin asiakas oli alunperin ajatellut hankkivansa ja todellisuudessa olisi asiakkaan etu. Ratkaisun monimutkaisuus voi syntyä esimerkiksi laajemmasta toiminnallisuudesta, edistyneemmästä teknisestä toteutuksesta tai heikosta sopivuudesta kokonaisarkkitehtuuriin. Joka tapauksesa ratkaisun monimutkaisuus vähentää sen luotettavuutta ja kustannustehokkuutta.

Miksi sitten toimittaja tarjoaa monimutkaisempaa ratkaisua asiakkaalle? Siinä, missä asiakkaan etu on saada liiketoimintatarpeen täyttävä, luotettava ja kustannustehokas ratkaisu, IT-toimittajan yksioikoinen etu on myydä ratkaisu, jonka toteuttaminen ja ylläpito vaativat mahdollisimman paljon laskutettavaa työtä. Tähän tavoitteeseen toimittaja pääsee monimutkaistamalla. Monimutkaistaminen tapahtuu huomaamatta, koska ratkaisun luotettavuuden ja kokonaiskustannuksen (total cost of ownership) arviointi ennen ratkaisun toteutustyön aloittamista ja osin myös toteutuksen jälkeen on erittäin haastavaa.

Varsinkin silloin, kun tietojärjestelmähanke on liiketoimintakriittinen ja investointina suuri, niin myös liiketoimintajohto on mukana hankinnassa. Kun kyseessä voi olla yrityksen tärkein IT-investointi vuosikymmeneen, asiakas joskus jopa haluaa kuulla IT-toimittajalta, että ratkaisua voidaan laajentaa uusilla toiminnallisuuksilla, joita ei alun perin ollut otettu huomioon määrittelyssä. Koska asiakkaan odotuksena on, että hankkeesta tulee suuri ja haastava, toimittaja mielellään ruokkii tätä odotusta tarjoutumalla toteuttamaan ratkaisun teknisesti edistyneemmin (esim. korkean käytettävyyden arkkitehtuurilla (high availability architecture, HA) tai geneerisin palvelurajapinnoin (service-oriented architecture, SOA)).

Miten monimutkaistaminen voidaan sitten välttää? Pitämällä mielessä kolme käytäntöä:

  1. tekemällä ratkaisun vaatimusmäärittely toimittaja- ja teknologiariippumattomasti sekä liiketoimintalähtöisesti (sis. toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset),
  2. arvioimalla tarjousvaiheessa toimittajien vaatimusmäärittelyyn ehdottamat laajennukset/muutokset sekä ratkaisun luotettavuuden että projektitoteutuksen kustannustehokkuuden kannalta,
  3. panostamalla projektityöskentelyn tuottavuuteen ja tehokkuuteen sekä laadun ja riskien hallintaan edistyneiden teknisten ratkaisuiden sijaan (jos tekniset ratkaisut eivät kriittisesti arvioiden läpäise listan kohtaa 2).

IT-hankinnoissa usein tahattomastikin syntyvän monimutkaistamis-sudenkuopan kiertämiseksi organisaatioiden on hyvä pyytää määrittely- ja hankintavaiheeseen avuksi ulkopuolinen neuvonantaja, jolla on vankka sekä tekninen että projektinjohto kokemus vaativista tietojärjestelmähankkeista. Ulkopuolisen neuvonannon avulla organisaatio voi tehostaa viestintää IT-toimittajien kanssa ja saada hankkeen valmistelu- ja toteutusvaiheisiin riippumattoman, puhtaasti oman etunsa mukaisen näkökulman.

Kommentointi on suljettu.