IT-hankinnan sudenkuoppa #1: monimutkaistaminen

Esittelin aiemmassa blogissa Riippuvaisen IT-toimittajan keittokirjasta käytännön haasteita, joita kohdataan erityisesti riippumattoman neuvonannon puuttuessa IT-ratkaisuiden hankinnoista. Tässä ja muutamassa seuraavassa blogissa esittelen tarkemmin riippuvaisten IT-toimittajien usein käyttämien kikkojen sisältöä, mistä ne johtuvat ja miten sudenkuopat vältetään. Useimmat IT-toimittajat eivät johda asiakastaan tarkoituksellisesti harhaan. Ongelmiin myötävaikuttavat myös ostavan tahon puolella vallitsevat vääristyneet ajattelutavat tai osaamisen puute.

Uutta tietojärjestelmää hankittaessa monimutkaistaminen on usein ensimmäinen eteen tuleva sudenkuoppa, johon on vaara ajautua. Kyse on siitä, että IT-toimittaja tarjoaa asiakkaalle monimutkaisempaa ratkaisua kuin asiakas oli alunperin ajatellut hankkivansa ja todellisuudessa olisi asiakkaan etu. Ratkaisun monimutkaisuus voi syntyä esimerkiksi laajemmasta toiminnallisuudesta, edistyneemmästä teknisestä toteutuksesta tai heikosta sopivuudesta kokonaisarkkitehtuuriin. Joka tapauksesa ratkaisun monimutkaisuus vähentää sen luotettavuutta ja kustannustehokkuutta.

Miksi sitten toimittaja tarjoaa monimutkaisempaa ratkaisua asiakkaalle? Siinä, missä asiakkaan etu on saada liiketoimintatarpeen täyttävä, luotettava ja kustannustehokas ratkaisu, IT-toimittajan yksioikoinen etu on myydä ratkaisu, jonka toteuttaminen ja ylläpito vaativat mahdollisimman paljon laskutettavaa työtä. Tähän tavoitteeseen toimittaja pääsee monimutkaistamalla. Monimutkaistaminen tapahtuu huomaamatta, koska ratkaisun luotettavuuden ja kokonaiskustannuksen (total cost of ownership) arviointi ennen ratkaisun toteutustyön aloittamista ja osin myös toteutuksen jälkeen on erittäin haastavaa.

Varsinkin silloin, kun tietojärjestelmähanke on liiketoimintakriittinen ja investointina suuri, niin myös liiketoimintajohto on mukana hankinnassa. Kun kyseessä voi olla yrityksen tärkein IT-investointi vuosikymmeneen, asiakas joskus jopa haluaa kuulla IT-toimittajalta, että ratkaisua voidaan laajentaa uusilla toiminnallisuuksilla, joita ei alun perin ollut otettu huomioon määrittelyssä. Koska asiakkaan odotuksena on, että hankkeesta tulee suuri ja haastava, toimittaja mielellään ruokkii tätä odotusta tarjoutumalla toteuttamaan ratkaisun teknisesti edistyneemmin (esim. korkean käytettävyyden arkkitehtuurilla (high availability architecture, HA) tai geneerisin palvelurajapinnoin (service-oriented architecture, SOA)).

Miten monimutkaistaminen voidaan sitten välttää? Pitämällä mielessä kolme käytäntöä:

  1. tekemällä ratkaisun vaatimusmäärittely toimittaja- ja teknologiariippumattomasti sekä liiketoimintalähtöisesti (sis. toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset),
  2. arvioimalla tarjousvaiheessa toimittajien vaatimusmäärittelyyn ehdottamat laajennukset / muutokset sekä ratkaisun luotettavuuden että projektitoteutuksen kustannustehokkuuden kannalta,
  3. panostamalla projektityöskentelyn tuottavuuteen ja tehokkuuteen sekä laadun ja riskien hallintaan edistyneiden teknisten ratkaisuiden sijaan (jos tekniset ratkaisut eivät kriittisesti arvioiden läpäise listan kohtaa 2).

IT-hankinnoissa usein tahattomastikin syntyvän monimutkaistamis-sudenkuopan kiertämiseksi organisaatioiden on hyvä pyytää määrittely- ja hankintavaiheeseen avuksi ulkopuolinen neuvonantaja, jolla on vankka sekä tekninen että projektinjohto kokemus vaativista tietojärjestelmähankkeista. Ulkopuolisen neuvonannon avulla organisaatio voi tehostaa viestintää IT-toimittajien kanssa ja saada hankkeen valmistelu- ja toteutusvaiheisiin riippumattoman, puhtaasti oman etunsa mukaisen näkökulman.

Tarvitsetko neuvoa IT-hankinnoissa ja haluatko varmistaa IT-hankintojen onnistumisen? Tutustu palveluihini ja ota yhteyttä!

Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.

Riippuvaisen IT-toimittajan keittokirjasta…

Sitra teetti suurella palvelutoimittajalla selvityksen, kuinka Suomessa voitaisiin yhtenäistää terveydenhuollon potilastietojärjestelmät ostamalla ulkomailta valmis järjestelmä. Selvityksessä parhaiten tarkoitukseen soveltuvaksi todettiin Epic-ohjelmisto. Myöhemmin selvisi, että selvityksen tehnyt palvelutoimittaja on merkittävä asiakkaalle suosittelemansa Epic-ohjelmiston toimittaja, ja jopa ainut mahdollinen toimittaja Suomessa.

”Riippumaton” selvitys, jossa päädytään selvityksen tehneen toimittajan omaan ratkaisuun on IT-toimittajien vanha kikka. Toinen pidemmälle viety versio samasta kikasta on ratkaisun vaatimusmäärittely ”riippumattomasti” – siis tarkoituksena määritellä vaatimuksia, ei vielä tehdä teknologiavalintaa. Vaatimusten valmistuttua joudutaan monesti toteamaan, että oikeastaan vain vaatimusmäärittelyn tehnyt toimittaja ymmärtää asiakkaan vaatimusten sisällön, ja että yllättäen vaatimukset tehneen toimittajan projektitarjous täyttää vaatimukset parhaiten. Tämän jälkeen toimittajavalinta onkin sitten helppo.

Muita asiakkaan kokonaisedun vastaisia kikkoja IT-toimittajan keittokirjasta:

  • monimutkaistaminen (ratkaisun tarpeeton monimutkaistaminen ja / tai kasvattaminen)
  • vähättely (budjetin ja / tai aikataulun aliarviointi)
  • osaamisharha (toimittajan ja / tai asiakkaan osaamisen yliarviointi)
  • monitoimittajaparadoksi (avaimet käteen, mutta 100 % kontrolli alihankkijoihin)
  • toimittajalukot (suljetut rajapinnat, teknologia ja/tai toimintatavat)

Nämä termit eivät ole vakiintuneita, vaan allekirjoittaneen itse keksimiä. Käyn tulevissa blogeissa läpi termien sisältöä, mistä ne johtuvat ja miten sudenkuopat vältetään. Vaikka nämä ovatkin toimittajien kikkoja, on tärkeä ymmärtää, että ongelmien välttämisessä on keskeistä myös ostavan tahon puolella vallitsevan vääristyneen ajattelutavan korjaaminen tai osaamisen kehittäminen. Kaikki IT-työ on toimittajan ja asiakkaan yhteistyötä, ja tärkeää on huomioida molempien osapuolten intressit.

Suurin osa IT-toimittajista ei tarkoituksellisesti johda asiakastaan harhaan, mutta ohjelmisto- tai palvelutoimittajan näkökulma on väistämättä rajoittunut ja intressit asiakkaan kanssa osin ristiriitaiset. Olipa organisaatiossa työn alla sitten tarvekartoitus, vaatimusmäärittely, toimittajavalinta, projekti tai palvelutuotannon kehittäminen, hankkimalla aidosti riippumatonta neuvonantoa organisaatiot voisivat välttää yllämainitut sudenkuopat, ja tehdä kokonaisvaltaista IT:n laadun, kustannusten ja riskien hallintaa.

Tarvitsetko apua IT-projektin läpiviemisessä tai kaipaatko muita neuvoja IT-projekteihin liittyen? Tutustu palveluihini ja ota yhteyttä!

Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.

Valhe, emävalhe, IT-KPI?

Usein sanotaan, että et voi johtaa, mitä et mittaa. Tämä pätee myös IT-projekteihin, tietojärjestelmiin ja tietohallintoon. Hyvin valittuja ja jalkautettuja mittareita (Key Performance Indicator, KPI) seuraamalla voidaan varmistaa, että tiettyyn IT-projektiin, IT-palveluun tai tietojärjestelmään sijoitetut resurssit tuottavat odotettuja tuloksia odotetulla riskitasolla. Jotta KPI:sta saadaan maksimaalinen hyöty, organisaation tavoitteisiin ja toimintatapoihin kytkeytyvien KPI:den valitseminen ja määrittely tulee tehdä huolellisesti.

Yleisimmin käytössä olevat IT-KPI:t liittyvät kustannus- ja aikatauluseurantaan tai esimerkiksi toimittajasopimusten kriteereihin, kuten tietojärjestelmän palvelutasoon tai tukipalvelun vasteaikoihin. Varsinainen hyöty KPI:sta syntyy laajentamalla mittaristo kattamaan myös tietohallinnon muita tavoitteita sekä määrittelemällä seuranta- ja raportointiprosessi KPI:den ympärille.

KPI:ta voidaan luokitella ylätason kategorioihin esim. IT:n liiketoimintahyödyn (strateginen, taktinen, operatiivinen), IT-elinkaaren vaiheen (konsepti, projekti, palvelu) tai raportin käyttäjän (liiketoimintajohto, IT-johto, IT-päällikkö) mukaan. Organisaation tavoitteita vastaava mittaroinnin kehittämisen painopistealue on hyvä määritellä KPI-kategorian tasolla. Kun fokus on selvillä, olemassa olevia viitekehyksiä ja KPI-kirjastoja voidaan käyttää pohjana organisaatiolle parhaiten sopivien KPI:den määrittelemiseksi.

KPI:t eroavat muusta raportointitiedosta niiden jalostusasteen ja kontekstuaalisuuden kautta. KPI:t jalostetaan saatavilla olevasta tiedosta siten, että ne tiivistävät tietyn toiminnon tavoitteiden kannalta keskeiset tiedon yhteen tai muutamaan arvoon (esim. satojen erillisten numerojen sijaan). Toisaalta, KPI:hin liittyy aina konteksti, joka kertoo onko KPI:n arvo tavoitetason yläpuolella vai alapuolella, ja kuinka paljon (esim. meneekö hyvin vai erittäin hyvin).

KPI:den haasteet liittyvät usein esimerkiksi tiedon laatuun tai mittarointiprosessin jalkauttamiseen. Mittaroinnin keskeisin tavoite on tuottaa tietoa päätöksenteon tueksi. Tätä tavoitetta ei saavuteta, jos KPI-arvot eivät ole uskottavia raportin käyttäjälle (validiteetti) tai luvut heittelevät viikosta toiseen (reliabiliteetti). Tällöin voidaan ajautua tilanteeseen, jossa KPI:t eivät toimikaan tehokkaan viestinnän ja johtamisen välineenä, vaan ovat jatkuvan väittelyn kohteena esimerkiksi niiden vaikean tulkitsemisen tai epäluotettavuuden takia.

Reliabiliteetti ja validiteetti ovat erityisesti haasteena, jos mittarointia lähdetään kehittämään liian massiivisesti (mahdollisimman paljon KPI:ta) tai työkalukeskeisesti (mahdollisimman visuaalisia raportteja). Tällöin oikeiden KPI:den valitseminen ja tehokas raportointi- ja seurantaprosessin jää liian vähälle huomiolle. Lisäksi KPI:iden tulkinnanvaraisuuksia ja keskinäisiä riippuvuuksia ei tällöin useinkaan ymmärretä tarpeeksi hyvin korjaavia toimenpiteitä ja johtamista varten.

Hyvin määriteltyjen ja jalkautettujen KPI:den avulla yritys voi seurata suunnitelmien ja budjettien toteutumista, hallita suorituskykyä ja riskejä sekä varmistaa korjaavien kehitystoimenpiteiden vaikutukset. KPI:sta on suurta hyötyä myös toiminnan tavoitteiden asettamisessa ja viestinnässä IT:n suorituskyvystä organisaatioin eri sidosryhmille.

Tärkeintä on muistaa, että IT:n mittarointiinkin pätee: sitä saa mitä mittaa.

Tarvitsetko apua IT-projektien mittaamiseen? Tutustu palveluihini ja ota yhteyttä!

Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.

Helppo nakki: 1,8 miljardin IT-projekti

Pääkaupunkiseudun kunnat ja HUS löivät vuonna 2012 viisaat päänsä yhteen ja alkoivat valmistelemaan kaikkien aikojen suomalaista IT-hanketta: uutta potilastietojärjestelmää, jonka kokonaisarvoksi arvioitiin Sitran selvityksessä 1,2 – 1,8 miljardia euroa 10 vuoden ajalle. IT-alan mediassa ja blogeissa hanketta ihmeteltiin, ja virkamiesten kunnianhimoisia suunnitelmia verrattiin mm. avaruussukkulan rakentamiseen.

Käyn tässä blogissa hanketta läpi kolmen aiemmin esittelemäni IT-hankinnan tyypillisten sudenkuoppien valossa. Sudenkuopat aiheutuvat oikeanlaisen osaamisen ja riippumattoman näkökulman puuttumisesta hankkeen valmistelussa (ks. aiempi blogi Riippuvaisen IT-toimittajan keittokirjasta).

IT-hankinnan 1. sudenkuoppa: monimutkaistaminen

Tässä sudenkuopassa kyse on siitä, että päädytään monimutkaisempaan ja / tai laajempaan ratkaisuun kuin todellisuudessa olisi asiakkaan etu. Potilastietojärjestelmä-hankkeessa monimutkaistaminen on nähtävissä mm. siten, että

  • yksioikoisesti pyritään valmisohjelmiston (COTS) käyttöön arvioimatta niiden soveltuvuutta kokonaisuuden kannalta (kun pitäisi harkita myös vaihtoehtoa kehittää koko ratkaisu tai osia ratkaisusta räätälöitynä ohjelmistokehityksenä)
  • tavoitellaan maantieteellistä (kaikki kunnat) ja 100 % toiminnallista kattavuutta alusta asti (kun pitäisi aloittaa ratkaisun pilotoinnilla yhdessä kunnan osassa / rajatulla toiminnallisuudella, ja laajentaa siitä).

IT-hankinnan 2. sudenkuoppa: vähättely

Tässä sudenkuopassa kyse on siitä, että projektin aikataulua ja / tai budjetin arvioinnissa tehdään vääriä arvioita ja päätöksiä ilman perusteita. Potilastietojärjestelmä-hankkeessa arviointivirheet ovat nähtävissä mm. siten, että

  • hankkeen suurta budjettia perustellaan vertaamalla sitä Suomen terveydenhuollon kokonaiskustannuksiin (kun pitäisi arvioida hanketta itsenäisesti top-down ja bottom-up sekä benchmarkata muihin vastaaviin IT-hankkeisiin)
  • vertailut Viroon, jossa vastaavia hankkeita on tehty muutamien kymmenillä miljoonien euron budjeteilla, teilataan epäsopivina (kun pitäisi ymmärtää, että Virosta voitaisiin oppia parhaita käytäntöjä lain, toimintatapojen, toimittajien arvioinnin ja hankejohtamisen suhteen).

IT-hankinnan 3. sudenkuoppa: osaamisharha

Tässä sudenkuopassa kyse on siitä, että projektin vaatimaa osaamista arvioidaan väärin perustein ja projektiorganisaatio resurssoidaan tekijöillä, joilla ei ole tarpeeksi tai oikeanlaista osaamista projektin läpi viemiseksi. Potilastietojärjestelmä-hankkeessa arviointivirheet ovat nähtävissä mm. siten, että

  • hankkeen ohjaus on hajautettu kuntien terveyslautakuntiin ja hankejohtajana toimii lääketieteen tohtori, jonka tausta on terveysasemien operatiivisella puolella (kun valtion pitäisi ottaa hanke keskitettyyn ohjaukseen ja resurssoida projektitoimisto osaavilla tietohallinnon, toimialan prosessien ja tietojärjestelmäkehityksen ammattilaisilla).
  • ratkaisun pohjaksi vahvimpana kandidaattina oleva Epic-ohjelmisto perustuu 60-luvulla kehitettyyn MUMPS-ohjelmointikieleen, joka on rakenteeltaan monimutkainen, ohjelmointiprosessiltaan vanhanaikainen ja jonka osaamista ei ole Suomessa, eikä sitä ole järkevää hankkia (kun pitäisi harkita modernimpia esim. J2EE tai .NET-pohjaisia teknologioita).

Lopuksi

Julkisuudessa esitettyjen tietojen valossa täytyy valitettavasti todeta, että hyväntahtoisimmankin mahdollisen arvion perusteella Suomen potilastietojärjestelmä-hankkeeseen liittyy erittäin todennäköisiä ja vaikutuksiltaan katastrofaalisia riskejä. Esimerkiksi Iso-Britanniassa terveysministeriö kuoppasi aiemmin vastaavanlaisen hankkeen sen jälkeen, kun siihen oli käytetty 10 vuotta ja yli 15 miljardia euroa. Mutta: mitä isot edellä, sitä pienet perässä!

Suurtenkaan tietojärjestelmähankkeiden toteuttaminen ei ole mahdotonta, mutta se on haastavaa. Tärkeintä on tehdä hankkeen valmistelutyö hyvin, määritellä projektin laajuus yksiselitteisesti tavoitteiden mukaiseksi, suunnitella projektin aikataulu ja tuotokset realistisesti sekä löytää projektiorganisaatioon oikeanlaista osaamista kuhunkin rooliin. Aloittaminen pilotoimalla ratkaisua paikallisesti, ratkaisun iteratiivinen kehitys ketterillä menetelmillä (agile), jämpti projektin laajuuden hallinta (scope management), keskitetty projektiohjaus sekä oikeaoppinen toimittajien työn johtaminen ja laadunhallinta takaavat suurenkin projektin onnistumisen. Näiden saavuttamisessa kokenut ulkopuolinen neuvonantaja voi olla tarpeen.

Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.

Verottajan uudet IT-kujeet

Verohallinnossa käynnistettiin vuonan 2013 massiivinen IT-projekti, jossa lähdettiin uudistamaan lähes kaikki verotuksessa käytettävät tietojärjestelmät. Verohallinnon silloinen tietojärjestelmäkenttä oli monimutkainen ja hajanainen, mikä aiheutti ylläpitoon kustannuspaineita (ylläpidon kokonaiskustannukset olivat 40 miljoonaa euroa vuodessa). Verohallinnon tietojärjestelmäuudistusprojektin arveltiin olevan noin viisivuotinen ja budjetiltaan kymmeniä miljoonia euroja.

Uudistuksella tavoiteltiin verohallinnon tietojärjestelmien kokonaiskustannuksista (total cost of ownership) leijonan osan muodostavien ylläpitokustannusten alentamista 20 – 40 %. Lisäksi tavoitteena oli parantaa tietojärjestelmien ketteryyttä (time-to-live) sekä pyrkimys kasvattaa verovirkailijoiden työn tuottavuutta (productivity).

Erityisen verohallinnon projektista teki sen suuren koon lisäksi ratkaisun pohjaaminen kaupallisiin valmisohjelmistoihin (commercial-of-the-shelf, COTS). Valmisohjelmistoilla pyritään ratkaisun sisäiseen standardointiin ja rakentamaan järjestelmä, joka on muuallakin vastaavan laajuisessa vaativassa käytössä.

Tarkoituksena oli valjastaa suuri määrä valmisohjelmistoja verohallinnon tarpeisiin. Haasteen valmisohjelmiston valinnassa asettaa se, että mikään valmisohjelmisto ei luonnollisesti voi suoraan paketista tukea suomalaisen verohallinnon prosesseja, joten tarvitaan ratkaisujen räätälöintiä. Julkisuudessa lausuttujen tavoitteiden mukaan räätälöinnit pyrittiin minimoimaan, mutta kysymys kuuluukin, miten tämä käytännössä saavutetaan?

Kun projektin tavoitteena on toteuttaa tietojärjestelmä valmisohjelmistoilla, hyvän ratkaisuarkkitehtuurin (solution architecture) suunnittelu sekä projektin laajuuden hallinta (scope management) ovat avainasemassa. Tavoitteena on, että valmisohjelmistojen ominaisuuksia käytetään optimaalisesti ja ratkaisun räätälöintiä tehdään sopivasti.

Ratkaisuarkkitehtuurin tulee määritellä, millä valmisohjelmistolla kukin kokonaisratkaisun toiminnallinen vaatimus (functional requirement) toteutetaan, miten ei-toiminnalliset vaatimukset (non-functional requirement) otetaan huomioon, huolehtia valmisohjelmistojen keskinäisestä yhteensopivuudesta (interoperability) sekä tarpeen mukaan määritellä täydentäviä ratkaisun komponentteja, jotka eivät perustu valmisohjelmistoihin. Ratkaisuarkkitehtuurin puutteellisuudesta johtuvia tyypillisiä ongelmia ovat valmisohjelmistojen epäselvät tehtävät, epärealistiset ei-toiminnalliset vaatimukset, valmisohjelmistojen yli- tai aliräätälöinti tai niiden yhteensopimattomuus.

Projektin laajuuden hallinnan tulee pitää huolta, että tietojärjestelmän kokonaisuudistustavoitteesta huolimatta ei sorruta valmisohjelmistojen yliräätälöintiin. Joskus projektin tilaaja (liiketoiminta) voi nähdä, että projektin suuri koko oikeuttaa myös toiminnallisten vaatimusten monimutkaistamisen tai lukumäärän kasvattamisen, jopa projektin aikana. Tämä on usein myös toimittajan intressi, koska se tietää toimittajalle lisää työtä. Tällaisessa tilanteessa projektipäällikön ja projektiohjausryhmän tulee kysyä: onko todella niin, että valmisohjelmiston standardina (tai pienellä räätälöinnillä) tarjoama toiminnallisuus ei riitä, vaan suurempaa räätälöintiä todella tarvitaan. Päätöksissä on tärkeää huomioida, että räätälöimällä ratkaisua, menetetään joka askeleella valmisohjelmistojen tuomia ratkaisun standardointiin ja ylläpitokustannusten alentamiseen liittyviä hyötyjä.

Verohallinnon edellinen tietojärjestelmäuudistus 1990-luvulla tuotti kansalaisille sähköisen veroehdotuksen ja jatkokehitys 2000-luvulla on entisestään parantanut verohallinnon sähköisiä palveluita. Verohallinnon aiempia uudistusprojekteja voisi pitää jopa julkishallinnon malliesimerkkinä asiakasprosesseista lähtevästä tietojärjestelmäkehityksestä. Toivotan verohallinnolle ja toimittajille voimia ja onnea seuraavaan vaativaan hankkeeseen!

Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.

Äläkä saata meitä IT-ekosysteemiin

Helsingin kaupungin laskutuksessa oli haasteita sen jälkeen, kun kaupungin taloushallinto siirtyi vuoden 2012 alussa käyttämään uutta tietojärjestelmää. Julkisuuteen tihkuneiden tietojen mukaan noin 250 000 laskua jäi lähettämättä kaupunkilaisille. Tuon perusteella voi arvioida, että saatavien arvo oli yhteensä muutamia kymmeniä miljoonia euroja, mikä ei aiheuttanut korkokuluja kuin parikymmentätuhatta euroa viikossa. Sehän ei ole Helsingin kokoiselle kaupungille paljon mitään!

IT-toimittajat levittelivät näyttävästi käsiään – ainakin silloin, kun eivät olleet niitä pesemässä. Ohjelmistotoimittajan edustaja oli selvittänyt tilannetta medialle: ”Me olemme myyneet järjestelmän. Ekosysteemi on sen toimittanut.” Asiakkaan kuullen, kun ei voi toimittaja sanoa, että asiakas ei vain osaa.

Projektitoimittajan edustajan lausunnot kuulostivat yhteistyöhaluisemmilta: ”Helsingin kaupunki on meille tärkeä asiakas. Laitamme asiat kuntoon.” Mutta mikä on uskottavuus, kun sama toimittaja on yrittänyt laittaa asioita kuntoon jo puoli vuotta. Ja sitä ennen toimittaja on tehnyt yli vuoden kestoisen toteutusprojektin, jossa piti tehdä asiat kerralla kuntoon. Asiakkaan kuullen, kun ei voi toimittaja sanoa, että emme vain osaa.

Mutta mitä Helsingin kaupunki olisi voinut tehdä toisin? Ottamatta kantaa ohjelmistovalintaan, lopputuloksen perusteella vaikuttaa, että A) projektitarjous on ollut epärealistinen (kattavuus, aikataulu, budjetti tai resursointi) tai B) projektin toteutuksen aikana ei ole tehty kokonaisvaltaista laadunvarmistusta ja riskienhallintaa. Hankkimalla ulkopuolista riippumatonta neuvonantoa riskien- ja laadun hallitsemiseksi, ongelmilta olisi vältytty tai ne olisi vähintään huomattu ja hoidettu aiemmin.

Joskus projektin ohjausryhmä päättää laskelmoidusta liiketoiminnallisesta riskistä ottamalla tietojärjestelmän käyttöön ilman täyttä varmuutta sen toimivuudesta. Näin toimimalla yleensä priorisoidaan kustannukset, aikataulu tai hallitaan organisatorisia riippuvuuksia. Useimmiten tällainen päätös kuitenkin tehdään kovassa paineessa tiedostamatta päätökseen liittyviä riskejä. Niinpä säästöstä, joka saavutetaan ottamalla keskeneräinen järjestelmä käyttöön, tulisi vähentää odotettavissa olevan hätätyön sekä muut kustannukset – Helsingin kaupungin tapauksessa pääoman korkokustannukset. Mainehaittaa ei varmaan ainakaan julkisella sektorilla laskelmissa huomioida.

Entä mitä Helsingin kaupungin pitäisi tehdä tässä tilanteessa? Tietojärjestelmien tuotanto-ongelmien selvittäminen on hyvin harvoin syvällistä teknistä työtä – toiminnan johtamiseen tekninen yleissivistys riittää. Ongelmaselvityksessä onnistuu, kun huolehditaan kokonaisuuden ymmärtämisestä, kommunikoinnin avoimuudesta ja selkeydestä, yli organisaatiorajojen toimimisesta ja erilaisten ristiriitojen sovittelemisesta. Ulkopuolinen riippumaton neuvonantaja voi auttaa asiakasta edellä mainituissa tehtävissä sekä tuoda ongelmanselvitykseen läpinäkyvyyttä, tavoitteellisuutta ja tehokkuutta.

No, töitä tehrähän ja veroja maksetaha… Päästä meidät IT-ekosysteemistä. Aamen.

Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.

300 miljoonan euron sairasta IT-leikkiä terveydellä

Eduskunnan tarkastusvaliokunta iski kyntensä vuoden 2012 selvityksessä julkisen terveydenhuollon tietojärjestelmiin. Esimerkiksi vuonna 2010 näiden kehittämiseen käytettiin veronmaksajien rahoja noin 300 miljoonaa euroa. Mitä sillä saatiin? Huonosti yhteensopivia ja käytettävyydeltään monimutkaisia järjestelmiä, jotka tuhlaavat hoitohenkilökunnan aikaa ja pahimmillaan vaarantavat potilasturvallisuuden.

Hovitoimittajat olivat varmasti tilanteesta kiitollisia; ensin TEKES tukee heidän ”tuotekehitystään”, sitten näitä ”tuotteita” otetaan käyttöön massiivissa konsultointiprojekteissa veronmaksajien rahoilla ilman kunnon kilpailutusta ja lopulta, kun ”tuotteet” osoittautuvat kelvottomiksi, niin toimittajat pääsevät kuin koira veräjästä veronmaksajien kuittatessa laskun. Asian saaman julkisuuden takia saattoi näiden vastuuttomien toimittajien perävalotakuu-taktiikka kuitenkin lopulta epäonnistua.

Aiemmin myös Valtiontalouden tarkastusvirasto kunnostautui terveydenhuollon tietojärjestelmähankkeiden moittimisessa: tietojärjestelmät eivät ole käyttäjäystävällisiä, ja sama tieto pitää kirjata useaan järjestelmään, koska tiedot eivät siirry virheettömästi järjestelmien välillä. Arvioitiin, että vuodessa menee tietojärjestelmien takia hukkaan noin 600 lääkärityövuotta. Tämäkin arvio saattoi olla alakanttiin!

Mistä ongelmat sitten johtuivat ja mitä asialle olisi pitänyt tehdä? Täysin ulkopuolisen näkemykseni mukaan ongelmat olivat erityisesti hankkeiden valmistelussa. Hankkeita ei valmisteltu tarpeeksi liiketoiminta- ja käyttäjälähtöisesti ratkaisujen konseptoinnin ja kokonaisarkkitehtuurisuunnittelun kautta, vaan hankkeet toteutettiin teknisistä lähtökohdista ja vailla kokonaisymmärrystä todellisista liiketoiminnan tavoitteista ja tarpeista. Koska toimittajat valittiin pienestä sisäpiiristä ilman todellista kilpailua, toimittajien intressi oli pönkittää omaa asemaansa paisuttamalla projekteja ja tekemällä järjestelmistä entistä yhtyeensopimattomampia ja suljetumpia, jotta toimittajista tuli korvaamattomia.

Ehdotukseni kolmeksi keskeisimmäksi painopisteeksi julkisen terveydenhuollon tietojärjestelmien kehitykseen tulevaisuudessa on:

1) vahvan liiketoiminta-, prosessi-, arkkitehtuuri- ja konseptointiosaamisen ottaminen mukaan järjestelmien määrittelyyn

2) toimittajien aito kilpailuttaminen ja arviointi kompetenssin perusteella toteuttamaan määrittelyjen mukainen tietojärjestelmä

3) toimittajien teknisen työn ja projektinhallinnan ohjaus ja valvonta toteutusvaiheessa, jotta hankkeen etenemisestä on selkeä käsitys, toimittajalukot (vendor lock) voidaan välttää ja ongelmatilanteessa vaihtaa toimittajaa ajoissa.

Näissä kolmessa menestystekijässä on kyse toimintatapojen muuttamisesta, tuottavuudesta ja tehokkuudesta enemmän kuin merkittävistä taloudellisista lisäinvestoinneista. Ulkopuolisen riippumattoman neuvonannon kustannus on tyypillisesti vain muutamia prosentteja investointien kokonaisuudesta. Se ei ole suuri kustannus, kun tuloksena on käyttäjäystävällinen, työskentelyä tehostava ja luotettava tietojärjestelmäkokonaisuus.

Lisätietoa: Yle

Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.

THL:n pääjohtaja: ”Joku ohjelmoija on mokannut…”

Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) pääjohtaja Pekka Puska joutui valittelemaan ja selittelemään tapahtumasarjaa, jossa lääkeyhtiö GlaxoSmithKlinen (GSK) pneumokokki-rokotetutkimuksessa noin 200 lasta sai tutkimuksen aikana liikaa rokotetta ohjelmistovirheen takia. Ylen mukaan Puska kommentoi: ”On käsittämätöntä, että isossa lääkefirmassa voi tapahtua tällainen virhe. Tällaiset asiat pitäisi tarkistaa moneen kertaan.”

Puskan kommentti on hyvä esimerkki siitä, kuinka tietojärjestelmien ongelmat tuntuvat monesti liiketoiminnan edustajille ja päättäjille käsittämättömiltä. Kuitenkin on tärkeää myös kysyä, mitkä ovat THL:n ja GSK:n tietojärjestelmien laadunvarmistukseen ja riskien hallintaan tekemät panostukset? Millä ennakoivilla toimenpiteillä ja tietojärjestelmien hallintointimalleilla nämä tapahtumat ylipäätään yritettiin estää?

Harmillisen usein oletuksena tuntuu olevan, että mitään erillisiä toimenpiteitä tietojärjestelmien laadun varmistamiseksi tai riskien hallitsemiseksi ei tarvita, vaan kaiken pitäisi sujua kuin elokuvissa ilman sen kummempia panostuksia – ikään kuin sattumalta. Tämä on vaarallinen harhakäsitys.

Tietojärjestelmistä voidaan saada laadukkaita ja luotettavia. Tämä vaatii kokonaisvaltaisen asiantuntemuksen ja riippumattoman laatu- ja riskinäkökulman tuomista mukaan tietojärjestelmiin liittyvään työskentelyyn. Näin saadaan selkeyttä monimutkaisuuteen, saadan ymmärrystä riskeistä ja voidaan suunnata resurssit oikein riskien hallisemiseksi.

Laatua ja riskittömyyttä ei voi saavuttaa ilman panostuksia ja sen arvoa voi olla haastava mitata. Joka tapauksessa panostukset ennakoitavuuteen, laatuun, hallittuihin riskeihin kannattavat, sillä kukaan vastuullinen johtaja ei halua tilanteeseen, jossa joutuu toteamaan ”joku ohjelmoija on mokannut”.

Toki tässäkin oli onni onnettomuudessa, että rokotesekoilun seuraukset jäivät vähäisiksi. Potilastietojärjestelmät, joihin upotetaan julkista rahaa satoja miljoonia vuodessa, uhkaavat vielä vakavammin ja vielä useamman terveyttä. Potilastietojärjestelmistä kirjoitan näkemykseni joku toinen kerta.

Lisätietoa: Yle

Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.