Usein sanotaan, että et voi johtaa, mitä et mittaa. Tämä pätee myös IT-projekteihin, tietojärjestelmiin ja tietohallintoon. Hyvin valittuja ja jalkautettuja KPI-mittareita (Key Performance Indicator, KPI) seuraamalla voidaan varmistaa, että tiettyyn IT-projektiin, IT-palveluun tai tietojärjestelmään sijoitetut resurssit tuottavat odotettuja tuloksia odotetulla riskitasolla. Jotta KPI-mittarista saadaan maksimaalinen hyöty, organisaation tavoitteisiin ja toimintatapoihin kytkeytyvien KPI:den valitseminen ja määrittely tulee tehdä huolellisesti.
Yleisimmin käytössä olevat IT-KPI:t liittyvät kustannus- ja aikatauluseurantaan tai esimerkiksi toimittajasopimusten kriteereihin, kuten tietojärjestelmän palvelutasoon tai tukipalvelun vasteaikoihin. Varsinainen hyöty KPI-mittarista syntyy laajentamalla mittaristo kattamaan myös tietohallinnon muita tavoitteita sekä määrittelemällä seuranta- ja raportointiprosessi KPI:den ympärille.
KPI:ta voidaan luokitella ylätason kategorioihin esim. IT:n liiketoimintahyödyn (strateginen, taktinen, operatiivinen), IT-elinkaaren vaiheen (konsepti, projekti, palvelu) tai raportin käyttäjän (liiketoimintajohto, IT-johto, IT-päällikkö) mukaan. Organisaation tavoitteita vastaava mittaroinnin kehittämisen painopistealue on hyvä määritellä KPI-kategorian tasolla. Kun fokus on selvillä, olemassa olevia viitekehyksiä ja KPI-kirjastoja voidaan käyttää pohjana organisaatiolle parhaiten sopivien KPI:den määrittelemiseksi.
KPI:t eroavat muusta raportointitiedosta niiden jalostusasteen ja kontekstuaalisuuden kautta. KPI:t jalostetaan saatavilla olevasta tiedosta siten, että ne tiivistävät tietyn toiminnon tavoitteiden kannalta keskeiset tiedon yhteen tai muutamaan arvoon (esim. satojen erillisten numerojen sijaan). Toisaalta, KPI:hin liittyy aina konteksti, joka kertoo onko KPI:n arvo tavoitetason yläpuolella vai alapuolella, ja kuinka paljon (esim. meneekö hyvin vai erittäin hyvin).
KPI:den haasteet liittyvät usein esimerkiksi tiedon laatuun tai mittarointiprosessin jalkauttamiseen. Mittaroinnin keskeisin tavoite on tuottaa tietoa päätöksenteon tueksi. Tätä tavoitetta ei saavuteta, jos KPI-arvot eivät ole uskottavia raportin käyttäjälle (validiteetti) tai luvut heittelevät viikosta toiseen (reliabiliteetti). Tällöin voidaan ajautua tilanteeseen, jossa KPI:t eivät toimikaan tehokkaan viestinnän ja johtamisen välineenä, vaan ovat jatkuvan väittelyn kohteena esimerkiksi niiden vaikean tulkitsemisen tai epäluotettavuuden takia.
Reliabiliteetti ja validiteetti ovat erityisesti haasteena, jos mittarointia lähdetään kehittämään liian massiivisesti (mahdollisimman paljon KPI:ta) tai työkalukeskeisesti (mahdollisimman visuaalisia raportteja). Tällöin oikeiden KPI:den valitseminen ja tehokas raportointi- ja seurantaprosessin jää liian vähälle huomiolle. Lisäksi KPI:iden tulkinnanvaraisuuksia ja keskinäisiä riippuvuuksia ei tällöin useinkaan ymmärretä tarpeeksi hyvin korjaavia toimenpiteitä ja johtamista varten.
Hyvin määriteltyjen ja jalkautettujen KPI:den avulla yritys voi seurata suunnitelmien ja budjettien toteutumista, hallita suorituskykyä ja riskejä sekä varmistaa korjaavien kehitystoimenpiteiden vaikutukset. KPI:sta on suurta hyötyä myös toiminnan tavoitteiden asettamisessa ja viestinnässä IT:n suorituskyvystä organisaatioin eri sidosryhmille.
Tärkeintä on muistaa, että IT:n mittarointiinkin pätee: sitä saa mitä mittaa.
Tarvitsetko apua IT-projektien mittaamiseen? Tutustu palveluihini ja ota yhteyttä!
Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.