Suuryritysten tietohallinnossa työskentelee usein IT-hankintoihin ja -sopimuksiin erikoistuneita asiantuntijoita, joiden tehtävänä on pitää huolta yrityksen etujen ja tavoitellun riskitason toteutumisesta IT-toimittajien kanssa tehtävissä sopimuksissa. Etenkin usein niin haastavalla IT-alalla hankinta- ja sopimusosaaminen on välttämätöntä ja omien etujensa turvaamiseen sopimuksellisesti kannattaa panostaa.
Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä ei sen sijaan usein ole kunnollista tietohallinto-organisaatiota puhumattakaan IT-sopimusten erikoisosaamisesta. Siitä huolimatta PK-yrityksillä on yhtä suuri tai jopa suurempi tarve turvata etunsa sopimuksellisesti, sillä IT:n kustannukset ovat PK-yritykselle suhteellisesti suuryritystä suurempia ja IT-toimittajat ovat usein 10 tai jopa 1000 kertaa suurempia yrityksiä.
Tuon tässä blogissa esiin keskeisimpiä sopimuskohtia, joihin etenkin kannattaa kiinnittää huomiota tyypillisimmissä IT-sopimuksissa, joita ovat
- valmisohjelmistojen lisenssisopimukset
- asiakaskohtaisten ohjelmistojen projektisopimukset
- ohjelmistojen ylläpito- ja tukipalvelusopimukset
- konsultointi- ja asiantuntijasopimukset
- käyttäjätuki- ja käyttöpalvelusopimukset
- laitteiden hankinta- ja huoltopalvelusopimukset.
Sopimisen perussääntö sanoo, että sopimuksessa pitää aina sopia: mitä, mitä maksaa, milloin, miten ja mitä jos ei. Käytännönläheisemmin voidaan sanoa, että sopimuksesta tulee selkeästi ja yksiselitteisesti käydä ilmi seuraavat asiat:
- sopimuksen kohde (mitä)
- kaupalliset ehdot (mitä maksaa)
- aikataulu (milloin)
- toimintatavat (miten)
- sanktiot mistä tahansa edellisistä kohdista poikkeamisesta (mitä jos ei)
IT-alan sopimukset ovat monesti melko pitkiä, minkä voidaan arvailla johtuvan esimerkiksi IT-alan teknisestä monimutkaisuudesta, korkeasta riskitasosta tai alalla liikkuvista suurista rahasummista. Ja onhan esimerkiksi ohjelmistojen lisensointi pohjimmiltaan puhtaasti juridinen innovaatio, jonka avulla ohjelmistoyritykset lisensoimalla voivat tehdä lähes 100 % marginaalikatetta.
IT-sopimuksista voidaan edellä esitettyä jaottelua mukaillen nostaa tärkeiksi huomioitaviksi asioiksi:
- mitä: ohjelmistomoduulit, tuotokset, palvelut, palvelutaso, laitekokoonpanot
- mitä maksaa: hinnoittelu, kulukorvaukset, maksujen korotukset, sopimusmuutokset
- milloin: projektin aikataulu tai palvelun kesto; sopimuksen purku- ja irtisanomisajat
- miten: raportointi, testaus, hyväksyntä, laskutus, toimittajan ja asiakkaan vastuut
- mitä jos ei: vastuu- ja korvausrajoitukset, viivästyssakko, takuukorjaukset
Edellä listattujen tekijöiden huomioon ottamisen helpottamiseksi laaditut erityisesti PK-yrityksille suunnatut alan yleiset IT2010-ehdot voivat toimia hyvänä pohjana, lisänä tai liitteenä IT-toimittajan kanssa tehtävään sopimukseen. Toisaalta, eivät suuryrityksetkään ole turvassa IT-toimittajien yksipuolisilta sopimusehdoilta. On suurasiakkaitakin ajettu pois tolaltaan ohjelmistotoimittajien yksipuolisilla hinnankorotusilmoituksilla.
Tarvitsetko apua IT-sopimuksien tai -hankintojen valmistelussa ja tekemisessä? Tutustu palveluihini ja ota yhteyttä!
Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.