Jatkan tässä blogissa IT-hankintojen käytännön haasteiden käsittelyä. Monet haasteista aiheutuvat riippumattoman näkökulman puuttumisesta hankkeen valmistelussa ja toimittajavalinnassa (ks. aiempi blogi Riippuvaisen IT-toimittajan keittokirjasta). Kerron tyypillisistä IT-hankintoihin liittyvistä haasteista, mistä ne johtuvat ja miten sudenkuopat vältetään. Haasteisiin vaikuttavat sekä IT-toimittajan yksipuolinen oman etunsa ajaminen että ostavan tahon puolella vallitsevat vääristyneet ajattelutavat tai osaamisen puute.
Kun aiemmissa blogeissa käsitellyt IT-hankinnan projektisuunnitteluun liittyvät sudenkuopat monimutkaistaminen, vähättely ja osaamisharha on onnistuttu välttämään, toteutettavalla IT-ratkaisulla on todellisen asiakastarpeen mukainen laajuus, realistinen projektisuunnitelma ja projektin tavoitteisiin sitoutuneet pätevät tekijät. IT-hankintojen neljäs sudenkuoppa monitoimittajaparadoksi liittyy toteutusprojektin sekä projektia seuraavan ylläpito- ja tukipalvelun organisoimiseen.
Tyypillisen suuren organisaation IT-toimittajiin lukeutuu muun muassa useita ohjelmistotoimittajia, laitetoimittajia, projektitoimittajia, sovelluspalvelutoimittajia, infrastruktuuripalvelutoimittajia, integraatiopalvelutoimittaja, työasema- ja client-sovellusten toimittajat sekä verkkopalvelutoimittaja. Ottaen huomioon toimittajien määrän ja teknologian etenemisvauhdin, kymmenet toimittajat asettavat organisaatiolle merkittävän johtamishaasteen, kun tavoitteena on saada kaikki toimittajat palvelemaan liiketoiminnan etua.
Monitoimittajaparadoksi-sudenkuoppaan voidaan ajautua, jos asiakas esimerkiksi turhautuu IT-toimittajien keskinäiseen vastuun pallotteluun tai kokee toimittajien työn johtamisen liian haastavaksi. Toinen mahdollinen syy ajautua tähän sudenkuoppaan ovat kustannuspaineet, joiden hallitsemiseksi useita sopimuksia yhdistämällä saadaan toimittajia kohtaan parempi neuvotteluasema. Monitoimittajaparadoksissa asiakkaan tavoitteena on löytää tietylle toiminnolle yksi vastuutoimittaja, nk. avaintoimittaja, jonka vastuulla on johtaa myös muita toimittajia. Paradoksi syntyy, jos keskittämisen taustalla on oletus pitää kontrolli toimittajiin ja IT:n laatu vähintään nykyisellä tasolla (tai jopa nostaa sitä), mutta samalla tehdä itse vähemmän ja maksaa vähemmän. Tämä ei kuitenkaan yleisesti ole mahdollista.
Mikä sitten aiheuttaa monitoimittajaparadoksin? Se, että tietojärjestelmiin liittyvän tekemisen johtaminen on sekä hallinnollisesti että sisällöllisesti erittäin haastavaa, ja keskittämällä toimittajia sopimuksellisesti yhden avaintoimittajan taakse osan johtamisvastuusta voi näennäisesti ulkoistaa. Kukapa asiakas ei haluaisi hankkia vaikka koko tietohallintoaan avaimet käteen? Tästä syystä toimittajat saattavatkin myyntivaiheessa olla hyvinkin myönteisiä tällaista visiota kohtaan, koska näennäisellä vastuunotolla saadaan kasvatettua sopimuksen immateriaalista arvoa. Asiakkaan täytyy kuitenkin muistaa, että toteutusvaiheessa mahdolliset lisäkustannukset tai laadun heikentymisen seuraukset kantava taho on asiakas itse. Lisäksi avaintoimittajalle keskittäminen ajaa usein kokonaisuudessaan IT:tä entistä kauemmaksi asiakkaan liiketoiminnasta, ja heikentää organisaation omaa sisällöllistä osaamista.
Miten monitoimittajaparadoksi-sudenkuoppa voidaan sitten välttää? Pitämällä mielessä kolme käytäntöä:
- ymmärtämällä, että avaintoimittajalle keskittämällä saatava etu ulottuu lähinnä kustannusrakenteeseen ja sopimuksellisten riskien hallintaan – kokonaisuuden ja tekemisen johtamista ei voi ulkoistaa
- huolehtimalla, että organisaatiolla on käytössä sisäistä osaamista ja resursseja kokonaisuuden ohjaamiseen, toimittajien työskentelyn johtamiseen ja toimittajien työn laadun valvontaan
- varmistamalla toimittajan intressi laadun ylläpitämiseen sopimuksellisesti määrittelemällä yksiselitteiset laatukriteerit ja palvelutasot (SLA/OLA), käyttämällä osittain kiinteitä kustannusrakenteita sekä määrittelemällä selkeästi toimittajien väliset rajat sekä vastuut.
IT-hankinnoissa usein tahattomastikin syntyvän monitoimittajaparadoksi-sudenkuopan kiertämiseksi organisaatioiden on hyvä pyytää avuksi ulkopuolinen neuvonantaja, jolla on vankka sekä tekninen että projektinjohtokokemus vaativista tietojärjestelmähankkeista. Ulkopuolisen neuvonannon avulla organisaatio saa hankkeeseen riippumattoman, puhtaasti oman etunsa mukaisen näkökulman.
Tarvitsetko apua IT-hankinnoissa? Tutustu palveluihini ja ota yhteyttä!
Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.