”Epäonnistunut valmistelu on usein hyvää valmistautumista, mutta vääriin asioihin.”
– Sam Harris
Yksi tärkeimmistä IT-projektin kokonaiskeston ja -kustannukset määrittävistä tekijöistä on valmisteluvaiheen työ (kattavuus, tarkkuus, realistisuus ja laatu). Valmisteluvaiheeseen kannattaa panostaa: oikein kohdistettu ja laadukas työpanos projektin alussa maksaa itsensä takaisin, kun mahdollisiin ongelmiin osataan varautua projektin edetessä ja epävarmuustekijöitä on vähemmän. Kun IT-projektille määritellään konkreettiset tavoitteet ja kaikki riippuvuudet kuvataan jo valmisteluvaiheessa, sidosryhmien huomioiminen ja selkeä viestintä projektin aikana onnistuu paremmin.
Nykytila-arvio
Vaatimusmäärittely
Ratkaisuarkkitehtuuri
Tekniset linjaukset
Etsitkö neuvontaa johonkin muuhun osa-alueeseen tai laajempaa palvelua? Ota yhteyttä, niin räätälöidään yrityksesi tarpeita vastaava kokonaisuus!
Case-esimerkki
IT-ratkaisun vaatimusmäärittelyvaiheen ohjaus
Vakuutusyhtiö käynnisti sisäisesti tehdyn tarvekartoituksen perusteella IT-projektin, jonka tavoitteena oli automatisoida ja osin ulkoistaa paperisten korvaushakemusten vastaanottaminen. Tähän tarkoitukseen piti määritellä IT-ratkaisu, joka mahdollistaa hakemusten automatisoidun vastaanottamisen yrityksen sähköiseen hakemusten käsittelyjärjestelmään sekä yhteistyön ulkoistuskumppanin kanssa. Projektin keskeisin liiketoimintatavoite oli vähentää hakemusten käsittelijöiden hukka-aikaa, joka kuluu hakemusten skannaamiseen, tiedon syöttöön ja tiedon korjaamiseen.
Tarvittavan IT-ratkaisun määrittelemiseksi asiakas pyysi Cheetah-konsultin ohjaamaan sisäisten liiketoiminnan ja tietohallinnon asiantuntijoiden työtä, jossa muodostettiin uudelle IT-ratkaisulle sekä toiminnalliset että ei-toiminnalliset vaatimukset, joita voitaisiin myöhemmin käyttää järjestelmätoimittajille lähetettävän tarjouspyynnön pohjana. Työn tuloksena syntyi kattava, tarkka, realistinen ja käyttäjäkokemuksen huomioiva IT-ratkaisun vaatimusmäärittely kattaen toiminnalliset vaatimukset (käyttötapauskuvaukset), ei-toiminnalliset vaatimukset, alustavan ratkaisuarkkitehtuurin ja alustavan projektisuunnitelman.
Toiminnallinen määrittely sisälsi mm. kolmen keskeisimmän integraatiorajapinnoissa liikkuvan tiedon (ulkoistuskumppani-ratkaisu, ratkaisu-pääkone, ratkaisu-käsittelyjärjestelmä) tietomallinnuksen ja sen formaatin määrittelyyn sekä tiedoiltaan puutteellisten hakemusten hyväksymis/täydentämis/hylkäämissäännöt sekä manuaalikäsittelytoiminnallisuuden kuvauksen. Ei-toiminnallinen määrittely keskittyi mm. ulkoistuskumppanin ja yrityksen välisen tiedonsiirron tietoturvaan, järjestelmän saatavuus- ja suorituskykyvaatimuksiin. Cheetah-konsultti katselmoi kaikki vaatimusmäärittelyn tuotokset, jonka perusteella ehdotti asiakkaalle ja teki dokumentaatioon tarkennuksia ja laajennuksia.
Lisäksi Cheetah-konsultti laati itsenäisest asiakkaan avainhenkilöiden haastatteluiden ja näkemysten perusteella alustavan ratkaisuarkkitehtuurin ja projektisuunnitelman. Alustavaan arkkitehtuurisuunnitelmaan määriteltiin mm. yrityksen linjauksen mukaisesti, että ratkaisu tulee toteuttaa asiakkaan on-premise sovelluspalvelinympäristössä ja tietointegraatiot yrityksen sisäisiin järjestelmiin tulee toteuttaa SOAP/HTTP-webservicena käyttäen hyväksi olemassaolevaa palveluväylää. Alustavassa projektisuunnitelmassa arvioitiin hankintavaiheen kestoksi noin 2-3 kuukautta ja toteutusvaiheen kestoksi noin 8-10 kuukautta.
Cheetah Consulting Oy
(Y-tunnus 2442443-0)
