Helsingin kaupungin laskutuksessa oli haasteita sen jälkeen, kun kaupungin taloushallinto siirtyi vuoden 2012 alussa käyttämään uutta tietojärjestelmää. Julkisuuteen tihkuneiden tietojen mukaan noin 250 000 laskua jäi lähettämättä kaupunkilaisille. Tuon perusteella voi arvioida, että saatavien arvo oli yhteensä muutamia kymmeniä miljoonia euroja, mikä ei aiheuttanut korkokuluja kuin parikymmentätuhatta euroa viikossa. Sehän ei ole Helsingin kokoiselle kaupungille paljon mitään!
IT-toimittajat levittelivät näyttävästi käsiään – ainakin silloin, kun eivät olleet niitä pesemässä. Ohjelmistotoimittajan edustaja oli selvittänyt tilannetta medialle: ”Me olemme myyneet järjestelmän. Ekosysteemi on sen toimittanut.” Asiakkaan kuullen, kun ei voi toimittaja sanoa, että asiakas ei vain osaa.
Projektitoimittajan edustajan lausunnot kuulostivat yhteistyöhaluisemmilta: ”Helsingin kaupunki on meille tärkeä asiakas. Laitamme asiat kuntoon.” Mutta mikä on uskottavuus, kun sama toimittaja on yrittänyt laittaa asioita kuntoon jo puoli vuotta. Ja sitä ennen toimittaja on tehnyt yli vuoden kestoisen toteutusprojektin, jossa piti tehdä asiat kerralla kuntoon. Asiakkaan kuullen, kun ei voi toimittaja sanoa, että emme vain osaa.
Mutta mitä Helsingin kaupunki olisi voinut tehdä toisin? Ottamatta kantaa ohjelmistovalintaan, lopputuloksen perusteella vaikuttaa, että A) projektitarjous on ollut epärealistinen (kattavuus, aikataulu, budjetti tai resursointi) tai B) projektin toteutuksen aikana ei ole tehty kokonaisvaltaista laadunvarmistusta ja riskienhallintaa. Hankkimalla ulkopuolista riippumatonta neuvonantoa riskien- ja laadun hallitsemiseksi, ongelmilta olisi vältytty tai ne olisi vähintään huomattu ja hoidettu aiemmin.
Joskus projektin ohjausryhmä päättää laskelmoidusta liiketoiminnallisesta riskistä ottamalla tietojärjestelmän käyttöön ilman täyttä varmuutta sen toimivuudesta. Näin toimimalla yleensä priorisoidaan kustannukset, aikataulu tai hallitaan organisatorisia riippuvuuksia. Useimmiten tällainen päätös kuitenkin tehdään kovassa paineessa tiedostamatta päätökseen liittyviä riskejä. Niinpä säästöstä, joka saavutetaan ottamalla keskeneräinen järjestelmä käyttöön, tulisi vähentää odotettavissa olevan hätätyön sekä muut kustannukset – Helsingin kaupungin tapauksessa pääoman korkokustannukset. Mainehaittaa ei varmaan ainakaan julkisella sektorilla laskelmissa huomioida.
Entä mitä Helsingin kaupungin pitäisi tehdä tässä tilanteessa? Tietojärjestelmien tuotanto-ongelmien selvittäminen on hyvin harvoin syvällistä teknistä työtä – toiminnan johtamiseen tekninen yleissivistys riittää. Ongelmaselvityksessä onnistuu, kun huolehditaan kokonaisuuden ymmärtämisestä, kommunikoinnin avoimuudesta ja selkeydestä, yli organisaatiorajojen toimimisesta ja erilaisten ristiriitojen sovittelemisesta. Ulkopuolinen riippumaton neuvonantaja voi auttaa asiakasta edellä mainituissa tehtävissä sekä tuoda ongelmanselvitykseen läpinäkyvyyttä, tavoitteellisuutta ja tehokkuutta.
No, töitä tehrähän ja veroja maksetaha… Päästä meidät IT-ekosysteemistä. Aamen.
Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.
