Erään kahvilan ovella oli kyltti, jossa luki: ”Täältä saa hyvää, nopeaa ja edullista palvelua. Valitse mitkä tahansa kaksi.” Jokainen kahvilan asiakas ymmärtää vitsin, mutta myös totuuden, joka siinä piilee. Tietotekniikkaan liittyviin hankintoihin voitaisiin soveltaa samaa sääntöä kriteereinä laatu, kustannukset ja riskitaso. IT-hankinnoissa tietohallinnon haasteena on, että tarjousten ”suhteellista hyvyyttä” on vaikea arvioida. Tässä blogissa annetaan muutamia vinkkejä, jotka kannattaa muistaa vaihtoehtoisia tarjouksia vertailtaessa.

IT-hankinnoissa kustannukset saavat usein tarjouksia arvioitaessa suuren painoarvon, koska kustannusten perusteella on helpointa asettaa tarjoukset järjestykseen. Ratkaisun tai projektitoimituksen laatua tai riskitasoa on sen sijaan varsin hankala arvioida – varsinkin tarjouksen perusteella etukäteen. Riskitaso tarkoittaa käytännössä hankinnan kustannuksiin tai laatuun liittyvää epävarmuutta. Kustannusriskejä voidaan osin hallita sopimuksellisesti, mutta laatuun liittyviä riskejä voidaan lieventää vain tekemällä kokonaistavoitteita palvelevia hankintapäätöksiä.

IT-hankintapäätöksiä tehtäessä ja vaihtoehtoisia tarjouksia arvioidessa kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota seuraaviin näkökohtiin:

Kaikkihan haluaisivat IT-projektistaan laadullisesti tuottavan ja tehokkaan, alhaisilla kustannuksilla ja matalalla riskitasolla. Valitettavasti tämä ei ole mahdollista, edes IT-maailmassa! Käytännössä hankintapäätökset aina suosivat joko tuottavuutta, tehokkuutta, kustannusten minimointia tai riskien minimointia – parhaassa tapauksessa jopa kahta näistä tavoitteista. Siksi päätös eri tavoitteiden painotusten välillä kannattaa tehdä tietoisesti enemmin kuin jättää sitä sattumanvaraan.

Tarvitsetko apua IT-hankinnoissa tai haluatko varmistaa IT-hankintojen onnistumisen? Tutustu neuvonanto- ja koulutuspalveluihini ja ota yhteyttä!

Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *