Verohallinnossa käynnistettiin vuonan 2013 massiivinen IT-projekti, jossa lähdettiin uudistamaan lähes kaikki verotuksessa käytettävät tietojärjestelmät. Verohallinnon silloinen tietojärjestelmäkenttä oli monimutkainen ja hajanainen, mikä aiheutti ylläpitoon kustannuspaineita (ylläpidon kokonaiskustannukset olivat 40 miljoonaa euroa vuodessa). Verohallinnon tietojärjestelmäuudistusprojektin arveltiin olevan noin viisivuotinen ja budjetiltaan kymmeniä miljoonia euroja.
Uudistuksella tavoiteltiin verohallinnon tietojärjestelmien kokonaiskustannuksista (total cost of ownership) leijonan osan muodostavien ylläpitokustannusten alentamista 20 – 40 %. Lisäksi tavoitteena oli parantaa tietojärjestelmien ketteryyttä (time-to-live) sekä pyrkimys kasvattaa verovirkailijoiden työn tuottavuutta (productivity).
Erityisen verohallinnon projektista teki sen suuren koon lisäksi ratkaisun pohjaaminen kaupallisiin valmisohjelmistoihin (commercial-of-the-shelf, COTS). Valmisohjelmistoilla pyritään ratkaisun sisäiseen standardointiin ja rakentamaan järjestelmä, joka on muuallakin vastaavan laajuisessa vaativassa käytössä.
Tarkoituksena oli valjastaa suuri määrä valmisohjelmistoja verohallinnon tarpeisiin. Haasteen valmisohjelmiston valinnassa asettaa se, että mikään valmisohjelmisto ei luonnollisesti voi suoraan paketista tukea suomalaisen verohallinnon prosesseja, joten tarvitaan ratkaisujen räätälöintiä. Julkisuudessa lausuttujen tavoitteiden mukaan räätälöinnit pyrittiin minimoimaan, mutta kysymys kuuluukin, miten tämä käytännössä saavutetaan?
Kun projektin tavoitteena on toteuttaa tietojärjestelmä valmisohjelmistoilla, hyvän ratkaisuarkkitehtuurin (solution architecture) suunnittelu sekä projektin laajuuden hallinta (scope management) ovat avainasemassa. Tavoitteena on, että valmisohjelmistojen ominaisuuksia käytetään optimaalisesti ja ratkaisun räätälöintiä tehdään sopivasti.
Ratkaisuarkkitehtuurin tulee määritellä, millä valmisohjelmistolla kukin kokonaisratkaisun toiminnallinen vaatimus (functional requirement) toteutetaan, miten ei-toiminnalliset vaatimukset (non-functional requirement) otetaan huomioon, huolehtia valmisohjelmistojen keskinäisestä yhteensopivuudesta (interoperability) sekä tarpeen mukaan määritellä täydentäviä ratkaisun komponentteja, jotka eivät perustu valmisohjelmistoihin. Ratkaisuarkkitehtuurin puutteellisuudesta johtuvia tyypillisiä ongelmia ovat valmisohjelmistojen epäselvät tehtävät, epärealistiset ei-toiminnalliset vaatimukset, valmisohjelmistojen yli- tai aliräätälöinti tai niiden yhteensopimattomuus.
Projektin laajuuden hallinnan tulee pitää huolta, että tietojärjestelmän kokonaisuudistustavoitteesta huolimatta ei sorruta valmisohjelmistojen yliräätälöintiin. Joskus projektin tilaaja (liiketoiminta) voi nähdä, että projektin suuri koko oikeuttaa myös toiminnallisten vaatimusten monimutkaistamisen tai lukumäärän kasvattamisen, jopa projektin aikana. Tämä on usein myös toimittajan intressi, koska se tietää toimittajalle lisää työtä. Tällaisessa tilanteessa projektipäällikön ja projektiohjausryhmän tulee kysyä: onko todella niin, että valmisohjelmiston standardina (tai pienellä räätälöinnillä) tarjoama toiminnallisuus ei riitä, vaan suurempaa räätälöintiä todella tarvitaan. Päätöksissä on tärkeää huomioida, että räätälöimällä ratkaisua, menetetään joka askeleella valmisohjelmistojen tuomia ratkaisun standardointiin ja ylläpitokustannusten alentamiseen liittyviä hyötyjä.
Verohallinnon edellinen tietojärjestelmäuudistus 1990-luvulla tuotti kansalaisille sähköisen veroehdotuksen ja jatkokehitys 2000-luvulla on entisestään parantanut verohallinnon sähköisiä palveluita. Verohallinnon aiempia uudistusprojekteja voisi pitää jopa julkishallinnon malliesimerkkinä asiakasprosesseista lähtevästä tietojärjestelmäkehityksestä. Toivotan verohallinnolle ja toimittajille voimia ja onnea seuraavaan vaativaan hankkeeseen!
Kirjoittaja on Cheetah Consulting Oy:n perustaja ja johtava konsultti Teemu Leppänen. Teemulla on yli 15 vuoden monipuolinen käytännön kokemus IT-ratkaisujen toimittamisesta kansainvälisissä teknologiayrityksissä ja tarjoaa yrityksensä kautta erilaisia IT-neuvonanto- ja koulutuspalveluita.
